Continua devido. Pela Lei 4.320, art. 36, "Consideram-se Restos a Pagar as despesas empenhadas mas não pagas até o dia 31 de dezembro". O empenho de novembro ou dezembro entra no ano seguinte como dívida do órgão com a sua empresa, e receber fica mais seguro quando a entrega foi conferida antes da virada.
Quem vende ao governo conhece o fim de ano. O órgão corre para empenhar o que sobrou do orçamento, a nota de empenho chega em dezembro, você entrega na correria e, em janeiro, o setor financeiro responde que o valor "virou resto a pagar". Parece desculpa, mas o termo tem definição em lei, e entender as duas etapas que ele esconde muda o que você faz nas próximas semanas.
O ano do empenho é o ano da despesa
A Lei 4.320, de 1964, é a regra de contas públicas de União, estados, municípios e Distrito Federal. O art. 34 diz que "O exercício financeiro coincidirá com o ano civil", e o art. 35 diz que pertencem ao exercício "as despesas nêle legalmente empenhadas" (a grafia é a do original). Em português de balcão: o gasto é do ano em que o órgão empenhou, mesmo que o dinheiro só caia na sua conta no ano seguinte.
O empenho é o primeiro passo de três. Ele "cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição" (Lei 4.320, art. 58), e a condição, no seu caso, é entregar. Depois vem a liquidação, a conferência do que foi entregue, e só então o pagamento, que "só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação" (art. 62). O guia da nota de empenho explica o documento que abre esse caminho.
Quando o ano fecha no meio desse caminho, a despesa não desaparece. Ela vai para uma conta própria, a dos restos a pagar, que a lei põe na dívida flutuante do órgão e manda registrar "por exercício e por credor" (Lei 4.320, art. 92). Ou seja, com o nome da sua empresa.
Processado ou não processado: a diferença que pesa
O mesmo art. 36 separa os restos a pagar em processados e não processados. No governo federal, o Decreto 93.872/1986, art. 67, § 1º, traduz: "Entendem-se por processadas e não processadas, respectivamente, as despesas liquidadas e as não liquidadas, na forma prevista neste decreto."
Processado, portanto, é o valor que já passou pela conferência: o órgão recebeu, atestou e reconheceu quanto deve. Falta só pagar. Não processado é o empenho em que a conferência ainda não aconteceu, seja porque a entrega não foi feita, seja porque a nota fiscal não foi atestada a tempo.
A liquidação tem base definida. Para fornecimento ou serviço, o art. 63, § 2º, da Lei 4.320 lista "o contrato, ajuste ou acôrdo respectivo", "a nota de empenho" e "os comprovantes da entrega do material ou da prestação efetiva do serviço". Na prática, é a nota fiscal com o atesto do fiscal ou do responsável pelo recebimento. Sem esse papel assinado, o seu valor fica do lado mais frágil.
Por que o não processado é mais frágil no governo federal
O primeiro motivo vem antes da virada. Pelo Decreto 93.872, art. 68, § 1º, "A inscrição prevista no caput como restos a pagar não processados fica condicionada à indicação pelo ordenador de despesas". O empenho sem liquidação só passa para o ano seguinte se o responsável pelo gasto indicar. Se ele não indicar, o saldo pode ser cancelado no fechamento.
O segundo motivo é o prazo. O § 2º do mesmo artigo diz que os não processados que não forem liquidados "serão bloqueados pela Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda em 30 de junho do segundo ano subsequente ao de sua inscrição". O órgão ainda pode desbloquear até o fim daquele ano se a execução tiver começado, e para compra de bens conta como começo "a quantidade parcial entregue, atestada e aferida" (art. 68, § 5º, I). O que continuar bloqueado é cancelado pelo Tesouro "até o encerramento do exercício financeiro" (§ 6º).
O próprio decreto tira desse bloqueio algumas despesas, como as do Ministério da Saúde e as de emendas parlamentares impositivas (art. 68, § 3º), e o art. 69-A acrescenta as do Novo PAC. Fora delas, vale a regra geral. Já o processado não entra nessa regra de bloqueio, que fala só do que não foi liquidado. Por isso a melhor proteção do fornecedor é sair de dezembro com a entrega atestada.
Se a inscrição for cancelada, a dívida não some
Cancelamento de resto a pagar é um ato de contabilidade do órgão. A obrigação de pagar pelo que você entregou continua, e o decreto prevê a saída: "Após o cancelamento da inscrição da despesa como Restos a Pagar, o pagamento que vier a ser reclamado poderá ser atendido à conta de dotação destinada a despesas de exercícios anteriores" (Decreto 93.872, art. 69).
A Lei 4.320, art. 37, diz o mesmo para todos os entes: "os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente poderão ser pagos à conta de dotação específica consignada no orçamento". Repare em duas palavras. Reclamado quer dizer que alguém precisa pedir, e esse alguém é você. Poderá quer dizer que depende de o órgão reconhecer a dívida e ter verba nessa rubrica, chamada de despesas de exercícios anteriores. O caminho existe, mas costuma ser mais lento que o pagamento de um resto a pagar processado.
O que fazer em novembro e dezembro
Um exemplo ilustrativo: uma papelaria recebe em 3 de dezembro a nota de empenho de um órgão federal para 400 resmas de papel. Ela entrega no dia 10, manda a nota fiscal no mesmo dia e liga para o setor até ouvir que o atesto saiu antes do recesso. O pagamento pode ficar para fevereiro, mas o valor vira resto a pagar processado, com a conferência feita e o nome dela registrado como credora.
A rotina tem quatro passos. Primeiro, confira a nota de empenho assim que chegar: nome da empresa, especificação e valor, que o art. 61 da Lei 4.320 exige no documento. Depois, entregue cedo e emita a nota fiscal já com o número do empenho. Em seguida, cobre o atesto por escrito antes de 31 de dezembro e guarde o comprovante de recebimento, o canhoto ou o termo assinado. Por fim, mantenha numa pasta só a nota de empenho, a nota fiscal e esse comprovante, porque são eles que provam o direito se o valor for cancelado e você precisar reclamar.
No ano seguinte, acompanhe o pagamento. A Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, obriga o órgão a publicar "mensalmente, em seção específica de acesso à informação em seu sítio na internet, a ordem cronológica de seus pagamentos" (art. 141, § 3º), e a fila de fornecimento de bens é separada das de serviço e obra. Nos órgãos federais, o Portal da Transparência mostra os pagamentos feitos a cada empresa. O guia do pagamento do governo explica prazos e o que fazer se atrasar.
Uma ressalva: as regras de bloqueio e cancelamento acima são do decreto federal. Estados e municípios seguem a Lei 4.320, mas definem os próprios prazos para restos a pagar em norma local. Se o seu cliente é prefeitura ou governo estadual, pergunte ao setor financeiro qual é a regra de lá e peça a resposta por escrito.
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Perguntas frequentes
Resto a pagar pode ser cancelado?
Pode. No governo federal, o não processado que não for liquidado é bloqueado em 30 de junho do segundo ano depois da inscrição, e o que seguir bloqueado é cancelado até o fim daquele ano (Decreto 93.872, art. 68). A regra de bloqueio fala só do que não foi liquidado.
Se cancelarem, eu perco o dinheiro?
Não automaticamente. O pagamento reclamado depois do cancelamento "poderá ser atendido à conta de dotação destinada a despesas de exercícios anteriores" (Decreto 93.872, art. 69). Para isso, peça por escrito e junte a nota de empenho, a nota fiscal e o comprovante de entrega.
A regra vale para prefeitura e estado?
A Lei 4.320 vale para todos, então o conceito de resto a pagar dos arts. 35 e 36 é o mesmo. O Decreto 93.872 é federal; os prazos de bloqueio e cancelamento de estados e municípios saem de norma própria de cada um.
O que conta como prova de que entreguei?
A liquidação usa o contrato ou ajuste, a nota de empenho e "os comprovantes da entrega do material ou da prestação efetiva do serviço" (Lei 4.320, art. 63, § 2º). Nota fiscal atestada e termo ou canhoto de recebimento assinados são o que o órgão confere.
Fontes
Lei 4.320/1964, arts. 34 a 37, 58 a 63 e 92; Decreto 93.872/1986, arts. 67 a 69-A; Lei 14.133/2021, art. 141; Portal da Transparência do governo federal.