Quando paga uma nota fiscal, o órgão federal desconta na fonte IR, CSLL, PIS e Cofins, como manda a Instrução Normativa RFB 1.234/2012. Pela tabela da norma, são 5,85% sobre mercadorias e 9,45% sobre a maioria dos serviços. Empresa do Simples Nacional fica fora se entregar a declaração do Anexo IV. INSS e ISS têm regras próprias.
Um exemplo ilustrativo: uma empresa de manutenção fora do Simples emite nota de R$ 10.000 para uma universidade federal e vê cair na conta R$ 9.055. Os R$ 945 que faltam são a retenção de 9,45% do código 6190 da tabela de retenção. O valor vira abatimento de tributo, mas quem não planejou o caixa leva susto.
Quem retém e como a conta é feita
O art. 2º da IN 1.234, na redação dada pela IN RFB 2.145, de 26 de junho de 2023, obriga os órgãos da administração federal direta, as autarquias, as fundações, as empresas públicas federais e as sociedades de economia mista a reter os quatro tributos nos pagamentos a empresas "pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços em geral, inclusive obras de construção civil".
A conta soma quatro pedaços. O art. 3º fixa a CSLL em 1%, a Cofins em 3% e o PIS/Pasep em 0,65%. O IR muda conforme o que foi vendido, segundo a tabela do Anexo I. Em mercadorias e bens em geral, alimentação, energia elétrica e serviços com emprego de materiais, o IR é de 1,2%, e o total fica em 5,85% (código 6147). Em passagens e transporte de passageiros, o IR é de 2,4%, total de 7,05%. Em vigilância, limpeza, locação de mão de obra e demais serviços, o IR é de 4,8%, e o total chega a 9,45% (código 6190).
Um detalhe muda o valor: serviço com material só entra nos 5,85% se o material aparecer separado. O § 7º do art. 2º considera serviço com emprego de materiais aquele em que eles estejam "discriminados no contrato ou em planilhas à parte integrante do contrato, e na nota fiscal ou fatura de prestação de serviços". Nota de manutenção com peças embutidas num valor único cai na regra geral dos serviços.
O valor retido "será considerado como antecipação do que for devido pelo contribuinte em relação ao mesmo imposto e às mesmas contribuições", diz o art. 9º. O IR retido só pode ser deduzido do imposto apurado no próprio mês da retenção. O órgão tem de entregar o comprovante anual de retenção até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte, e esse papel vai para o seu contador.
Estado e prefeitura também retêm, só o IR
Desde a IN RFB 2.145/2023, o art. 2º-A da mesma instrução manda os órgãos da administração direta dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, com autarquias e fundações, reterem o imposto de renda nos pagamentos a empresas. Aqui entra só a coluna de IR da tabela: 1,2% em mercadorias e 4,8% na maioria dos serviços. CSLL, PIS e Cofins ficam de fora. A dispensa do Simples, explicada a seguir, vale também aqui, mas pergunte ao financeiro se há decreto local.
Simples Nacional: a declaração que evita a retenção
O art. 4º da IN 1.234 lista quem não sofre retenção, e o inciso XI inclui as "pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional)", em relação às suas receitas próprias.
A dispensa depende de um papel. Pelo art. 6º, a empresa deve, "no ato da assinatura do contrato", entregar ao órgão a declaração no modelo do Anexo IV da instrução, em duas vias assinadas pelo representante legal. O órgão anexa a primeira via ao processo de pagamento e devolve a segunda como recibo. Em contrato de serviço contínuo, a declaração vai junto do primeiro pagamento, e a empresa precisa avisar na hora qualquer mudança, como a saída do Simples.
O mesmo artigo permite que o órgão consulte o Portal do Simples Nacional e anexe a consulta ao processo no lugar da declaração. Não conte com isso. Se nem a declaração nem a consulta estiverem no processo, o fiscal não tem como provar a dispensa e tende a aplicar a tabela. A exigência se repete a cada prorrogação e a cada contrato novo, "ainda que nas mesmas condições do anterior".
Cuidado com um nome repetido. O Anexo IV da IN 1.234 é o modelo de declaração. O Anexo IV da Lei Complementar 123 é a tabela do Simples para construção, vigilância, limpeza, conservação e advocacia. Um não tem relação com o outro, e é o segundo que pesa no INSS.
INSS na cessão de mão de obra
A retenção do INSS vem de outra lei. O art. 31 da Lei 8.212/1991 diz que a empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra "deverá reter 11% (onze por cento) do valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços". O § 1º manda destacar esse valor na nota, e a empresa compensa o retido quando recolhe as contribuições sobre a folha.
No Simples, a regra depende do anexo. A LC 123 proíbe cessão de mão de obra no regime, mas abre exceção para construção, vigilância, limpeza, conservação e serviços advocatícios, tributados no Anexo IV, "hipótese em que não estará incluída no Simples Nacional a contribuição prevista no inciso VI do caput do art. 13", que é a contribuição patronal ao INSS. Como essas empresas pagam o INSS fora do DAS, sofrem a retenção de 11%. Para as demais optantes, a Receita diz nos arts. 166 e 167 da IN RFB 2.110/2022 que não há retenção, e lembra que cessão de mão de obra fora dessas atividades leva à exclusão do Simples, como resume o Parecer SEI 687/2025 da PGFN.
ISS: quem manda é o município
O ISS segue a lei de cada cidade. O art. 6º da Lei Complementar 116/2003 permite que o município, por lei, atribua ao tomador a responsabilidade pelo imposto. Quando a prefeitura do local do serviço usa essa permissão, o órgão desconta o ISS ao pagar e recolhe direto para ela.
Para quem é do Simples, o art. 21 da LC 123 faz a retenção depender da nota. A alíquota "deverá ser informada no documento fiscal e corresponderá à alíquota efetiva de ISS a que a microempresa ou a empresa de pequeno porte estiver sujeita no mês anterior ao da prestação". Se a empresa não informar, "aplicar-se-á a alíquota efetiva de 5% (cinco por cento)". Um exemplo ilustrativo: alíquota efetiva de 3% e campo em branco viram 5% retidos. O valor retido é definitivo, e essa receita sai do ISS do DAS: na apuração, marque a receita como ISS retido para não pagar duas vezes.
Como emitir a nota sem perder dinheiro
Antes de emitir, confira no contrato e na nota de empenho qual é o objeto, porque é ele que define o percentual. Se a empresa não é do Simples, o § 6º do art. 2º da IN 1.234 manda informar no documento fiscal "o valor do IR e das contribuições a serem retidos na operação". Escreva cada tributo e o líquido nas informações complementares e discrimine o material, se houver. Se a empresa tem isenção ou alíquota zero de algum tributo, cite o enquadramento legal na nota, ou a retenção sai sobre o valor total.
Se a empresa é do Simples, entregue a declaração do Anexo IV junto com o contrato assinado, guarde a segunda via como recibo e repita a cada prorrogação. Na nota de serviço, preencha a alíquota efetiva de ISS do mês anterior. Se a atividade está no Anexo IV da LC 123 e há cessão de mão de obra, destaque os 11% de INSS que o art. 31 da Lei 8.212 exige. Se cair retenção indevida, procure o financeiro do órgão antes do próximo pagamento, com a declaração em mãos. Prazos de pagamento estão em como o governo paga.
Retenção é assunto para o seu contador. O LicitaCerta cuida de outra ponta da rotina: lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil e avisa no WhatsApp só as licitações que combinam com o que a sua empresa vende, item por item, nos 27 estados, com cópia por e-mail e painel na web. Monte o seu radar.
Perguntas frequentes
Empresa do Simples sofre retenção de IR, CSLL, PIS e Cofins em pagamento federal?
Não, desde que entregue a declaração do Anexo IV da IN RFB 1.234/2012 na assinatura do contrato, ou que o órgão anexe ao processo a consulta ao Portal do Simples Nacional.
Qual o percentual retido na nota de serviço para órgão federal?
Na maioria dos serviços, 9,45%: 4,8% de IR, 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS. Serviço com materiais discriminados no contrato e na nota fica em 5,85%, o mesmo percentual das mercadorias.
Prefeitura também retém imposto de renda?
Sim. Desde a IN RFB 2.145/2023, estados, Distrito Federal e municípios retêm o IR pela mesma tabela federal, sem CSLL, PIS e Cofins. O ISS segue a lei municipal.
O dinheiro retido volta para a empresa?
Volta como abatimento. O valor retido é antecipação dos mesmos tributos e pode ser deduzido na apuração, sendo que o IR retido só no mês da retenção.
Fontes
Instrução Normativa RFB 1.234/2012, com o texto na Receita Federal e no repositório da CGU; Anexo I da IN 1.234, tabela de retenção; Lei Complementar 123/2006; Lei 8.212/1991; Lei Complementar 116/2003; Parecer SEI 687/2025 da PGFN.