Pode, quando a marca aparece só como referência. A Lei 14.133 permite indicar marca apenas de forma excepcional e justificada (art. 41) e aceita o similar com prova de qualidade (art. 42). Mercado não falta: de 2/7 a 29/9/2026, 815 órgãos publicaram 2.906 licitações com itens de papelaria, segundo a página do ramo.
Quanto o governo compra de papelaria
Essas 2.906 licitações somaram R$ 327,7 milhões em itens do ramo, no valor estimado dos editais, segundo a página de papelaria do LicitaCerta. Na leitura de 24/10/2026, 507 estavam abertas para proposta. A compra sai quase sempre por pregão eletrônico, modalidade obrigatória para bem comum, aquele cujos padrões "podem ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais de mercado", nos termos do art. 6º da Lei 14.133.
O item que mais aparece é a fita adesiva, pedida 2.454 vezes, com preço unitário mediano (o valor do meio da amostra) de R$ 10. Depois vêm pasta arquivo (1.889 vezes, R$ 8), cola (1.606, R$ 12), caneta esferográfica (1.325, R$ 9) e papel para impressão (943, R$ 30), segundo a página do ramo. A unidade muda de edital para edital, caixa num, unidade noutro. No pregão da Câmara Municipal de Bom Despacho (MG), a caneta azul tem preço de referência de R$ 1,54 a unidade e o pacote de papel A4 com 500 folhas, R$ 33,26, segundo o edital no PNCP.
O Comando do Exército liderou o período, com 245 licitações e R$ 21,1 milhões estimados. Na outra ponta, o Serviço Autônomo de Água e Esgoto de Três Pontas (MG) tinha aberto um pregão de R$ 18.483 para material de expediente, segundo a página do ramo.
O que a lei diz sobre marca
O art. 41 da Lei 14.133/2021 diz que, na compra de bens, a Administração "poderá excepcionalmente" "indicar uma ou mais marcas ou modelos, desde que formalmente justificado". As hipóteses são quatro: padronização, compatibilidade com o que o órgão já usa, marca que é a única capaz de atender e a da alínea d, "quando a descrição do objeto a ser licitado puder ser mais bem compreendida pela identificação de determinada marca ou determinado modelo aptos a servir apenas como referência".
Na papelaria, quase tudo cai na alínea d. No edital da Câmara de Bom Despacho, pregão eletrônico 04/2026 por registro de preços, estimado em R$ 25.240,08, a maior parte dos itens traz uma linha "Referência:". A cola branca de 90 g tem de ser "atóxica, com bico dosador. Validade mínima: 1 ano. Certificado do Inmetro. Referência: Faber-Castell." O papel A4 de 75 g/m² pede "qualidade premium. Referência: Chamex, Report, etc." O "etc." resume a ideia: a marca mostra o padrão esperado, e o que o pregoeiro confere é a descrição.
O mesmo edital avisa que "Todas as especificações do objeto contidas na proposta vinculam o licitante". No pregão 26/2026 do Município de Jequiá da Praia (AL), a proposta tem de informar a marca e, se o produto não tiver marca, a licitante escreve "PRÓPRIA", diz o edital.
Como provar que o similar atende
O art. 42 da Lei 14.133 trata disso: "A prova de qualidade de produto apresentado pelos proponentes como similar ao das marcas eventualmente indicadas no edital será admitida por qualquer um dos seguintes meios". O primeiro é mostrar que o produto segue as normas técnicas da ABNT ou de entidade credenciada pelo Inmetro. O segundo é uma "declaração de atendimento satisfatório emitida por outro órgão ou entidade de nível federativo equivalente ou superior que tenha adquirido o produto". O terceiro é "certificação, certificado, laudo laboratorial ou documento similar".
O detalhe do nível federativo conta. Se você vendeu a mesma caneta para uma prefeitura, a declaração dela serve para outra prefeitura, mas não para um órgão estadual. Quando o edital pede selo ou certificado do Inmetro, como o de Bom Despacho faz com a cola e o marca-texto, a exigência vale para qualquer marca que você ofereça.
Amostra: quando o órgão pode pedir
O art. 41, II, da Lei 14.133 deixa o órgão "exigir amostra ou prova de conceito do bem", na pré-qualificação, no julgamento ou durante a ata, "desde que previsto no edital da licitação e justificada a necessidade de sua apresentação". Na fase de julgamento, o parágrafo único limita a exigência ao "licitante provisoriamente vencedor".
O edital de Jequiá da Praia, com sessão marcada para 5/11/2026, diz que "Como regra geral, não será exigida amostra dos produtos", mas pode pedir ao primeiro colocado ficha técnica ou catálogo do fabricante em 3 dias úteis e amostra do papel A4 "para verificação da gramatura, alvura e demais características". Colas, corretivos e adesivos têm de chegar com pelo menos 80% do prazo de validade, segundo o edital. No de Bom Despacho, se a amostra do primeiro for recusada, o pregoeiro passa ao segundo colocado.
Duas outras regras do art. 41 pesam para quem revende. O inciso III deixa o órgão vetar uma marca quando um processo administrativo comprovar que ela já falhou ali antes. O inciso IV permite pedir, "motivadamente, carta de solidariedade emitida pelo fabricante", no caso de licitante revendedor ou distribuidor. Essa carta depende de quem te abastece, então peça cedo.
A vantagem da microempresa
A Lei 14.133, no art. 4º, manda aplicar às licitações os arts. 42 a 49 da Lei Complementar 123. Pelo art. 48, I, o órgão "deverá realizar processo licitatório destinado exclusivamente à participação de microempresas e empresas de pequeno porte nos itens de contratação cujo valor seja de até R$ 80.000,00". Pelo inciso III, nos bens divisíveis, "deverá estabelecer" cota de até 25% do objeto para ME e EPP. O art. 49 traz as exceções, como a falta de 3 fornecedores ME ou EPP competitivos na região.
Material de expediente se encaixa bem nas duas regras, porque cada item costuma valer pouco e se divide fácil. O edital de Bom Despacho anuncia na capa "EXCLUSIVA ME/EPP/EQUIPARADAS: Sim." Em Jequiá da Praia, o papel A4 com alvura mínima de 90% aparece com "COTA RESERVADA", segundo o edital.
Essa regra muda em 2027. A Lei Complementar 238, publicada em 21/10/2026, troca o teto de R$ 80 mil pelo valor do art. 75, I, da Lei 14.133, atualizado todo ano. Em 2026, esse valor é R$ 130.984,20, pelo Decreto 12.807/2025; o de 2027 depende do próximo decreto. A mesma lei permite licitação exclusiva para MEI nos itens de até metade do valor do art. 75, II (R$ 65.492,11 em 2026). As mudanças valem a partir de 1º de janeiro de 2027.
Por onde a papelaria começa
Primeiro, confira item por item a descrição e a marca de referência contra o que você tem no estoque ou consegue com o seu fornecedor: gramatura, tamanho, quantidade por caixa, validade e selo. Depois, separe a ficha técnica, o laudo ou o certificado de cada produto que revende, e peça declaração de atendimento aos órgãos para quem já vendeu. Por fim, comece pelas atas de registro de preços das prefeituras e câmaras da sua região.
Os dois editais citados aqui são de registro de preços, porque o art. 40 da Lei 14.133 manda planejar a compra pela "expectativa de consumo anual" e usar esse sistema quando couber. A ata vale 1 ano e pode ser prorrogada por igual período (art. 84).
Em Bom Despacho, a entrega é parcelada, em até 10 dias úteis depois do pedido por e-mail, o que favorece quem está perto. O estudo técnico da Câmara lista "Papelarias e estabelecimentos comerciais locais" entre os fornecedores possíveis, segundo o edital.
Compra pequena também sai por dispensa eletrônica, permitida em 2026 abaixo de R$ 65.492,11, pelo Decreto 12.807/2025. Em 25/10/2026, o Comando da Marinha tinha uma dispensa aberta no Rio só para papel sulfite A4.
A consulta grátis pelo CNPJ mostra, sem cadastro, o que está aberto para a sua empresa. Para receber no WhatsApp só as licitações que combinam com os seus produtos, item por item, nos 27 estados, dá para montar o seu radar por R$ 49 por mês ou R$ 397 por ano, sem fidelidade. O LicitaCerta lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil; ele não envia proposta, não dá lance e não faz consultoria jurídica.
Perguntas frequentes
Posso cotar marca diferente da que está no edital?
Pode, quando a marca aparece como referência e o produto atende à descrição, com prova de qualidade pelo art. 42 da Lei 14.133. Se a marca foi indicada por padronização, o edital pode exigir aquela marca.
O órgão pode exigir amostra de papel ou caneta?
Pode, se o edital prever e justificar. Na fase de julgamento, só do primeiro colocado, pelo art. 41, II, da Lei 14.133.
Microempresa tem item exclusivo em material de expediente?
Tem. Em 2026, itens de até R$ 80 mil são exclusivos de ME e EPP, e nos bens divisíveis cabe cota de até 25%, pela LC 123, salvo as exceções do art. 49. A partir de 1º/1/2027, o teto segue o art. 75, I, da Lei 14.133, pela LC 238.
Fontes
Página de papelaria; Lei 14.133/2021; LC 123/2006; LC 238/2026; Decreto 12.807/2025; pregão da Câmara de Bom Despacho; pregão de Jequiá da Praia; dispensa do Comando da Marinha.