O que é ata de registro de preços, quanto tempo vale e se obriga a comprar?

Ata de registro de preços é o documento, com característica de compromisso para futura contratação, em que ficam registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas. Pela Lei 14.133, ela vale 1 ano e pode ser prorrogada por igual período, se comprovado o preço vantajoso. A empresa assume o compromisso de fornecer; o órgão não é obrigado a contratar.

Atualizado em 29/09/2026 · lei conferida no texto oficial · 29 fontes citadas ao final

Como funciona o registro de preços

O sistema de registro de preços (SRP) é um conjunto de procedimentos para registrar formalmente preços de contratações futuras. O registro sai de uma licitação, nas modalidades pregão ou concorrência, ou de uma contratação direta. Quem vence assina a ata, e as contratações são feitas depois, durante a validade dela. "Pregão eletrônico SRP" é, portanto, um pregão eletrônico feito para registrar preços: o resultado vira uma ata.

Na licitação para registro de preços, o critério de julgamento é o de menor preço ou o de maior desconto sobre tabela de preços praticada no mercado. Três tipos de órgão aparecem nessa história:

• Órgão gerenciador: conduz os procedimentos do registro de preços e administra a ata.
• Órgãos participantes: entram desde os procedimentos iniciais e integram a ata.
• Órgãos não participantes: não entraram no começo e não integram a ata, mas podem pedir para usá-la depois. É a chamada carona.

O edital tem que dizer a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida e se você pode cotar menos que a quantidade máxima. Se puder, você fica obrigado só nos limites da sua proposta. A exceção: a lei permite o registro de preços com indicação limitada a unidades de contratação, sem indicar o total a ser adquirido, em três situações (primeira licitação do objeto sem registro de demandas anteriores, alimento perecível, ou serviço integrado ao fornecimento de bens). Nesses casos, o edital tem que indicar o valor máximo da despesa e nenhum outro órgão pode participar da ata.

Quanto tempo a ata vale e se pode prorrogar

A Lei 14.133/2021 fixa a vigência da ata em 1 ano, que pode ser prorrogado por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso (art. 84). No governo federal, o Decreto 11.462/2023 diz que esse ano conta a partir do primeiro dia útil depois da divulgação da ata no PNCP (Portal Nacional de Contratações Públicas). Estados e municípios podem ter regulamento próprio.

A ata e o contrato têm prazos separados: cada contrato que nasce da ata tem a vigência estabelecida conforme o que a própria ata diz. No governo federal, o contrato, a nota de empenho ou outro instrumento da compra tem que ser assinado dentro do prazo de validade da ata.

A ata obriga o governo a comprar? E a sua empresa?

O órgão não é obrigado a comprar. A lei diz que os preços registrados geram compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigam a Administração a contratar. O órgão pode até fazer uma licitação específica para a mesma compra, desde que devidamente motivada.

A sua empresa, sim, fica comprometida. Quem tem preço registrado se compromete a fornecer nas condições da ata. No governo federal, o vencedor convocado que não assina a ata no prazo e nas condições do edital perde o direito, sem prejuízo das sanções da Lei 14.133. Pelo mesmo decreto, o registro do fornecedor é cancelado, entre outros casos, se ele descumprir as condições da ata sem motivo justificado ou não retirar a nota de empenho no prazo, sem justificativa razoável.

A lei também manda incluir na ata os licitantes que aceitarem cotar pelo mesmo preço do vencedor, na sequência da classificação, e os que mantiverem a proposta original. No governo federal, eles formam o cadastro de reserva, chamado se o signatário da ata não puder atender, e quem aceitou o preço do vencedor vem antes de quem manteve a proposta original.

Na prática: a ata é compromisso de fornecer, não pedido garantido. Antes de assinar, confira se você consegue entregar até a quantidade máxima, pelo preço registrado, durante toda a validade.

Dá para mudar o preço ou a quantidade da ata?

A lei manda o edital trazer as condições para alteração dos preços registrados. No governo federal, o Decreto 11.462/2023 permite alterar ou atualizar o preço registrado em três situações:

1. força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fatos imprevisíveis, ou previsíveis de consequências incalculáveis, que inviabilizem a execução da ata tal como pactuada;
2. criação, alteração ou extinção de tributos ou encargos legais, ou nova disposição legal, com repercussão comprovada sobre os preços registrados;
3. cláusula de reajuste ou repactuação prevista no edital ou no aviso de contratação direta.

O mesmo decreto regula a negociação:

• Se o preço registrado ficar acima do praticado no mercado por motivo superveniente, o órgão gerenciador chama o fornecedor para negociar a redução. Se ele não aceitar, é liberado do compromisso quanto àquele item, sem penalidade.
• Se o preço de mercado ficar acima do registrado e o fornecedor não puder cumprir a ata, ele pode pedir a alteração do preço, com documentos ou planilha de custos que provem o fato superveniente. Sem essa prova, o pedido é negado e ele tem que cumprir a ata, sob pena de cancelamento do registro.

Quantidade: no governo federal é proibido acrescentar quantidades à ata. Os contratos que nascem da ata é que podem ser alterados, dentro das regras de alteração de contratos da Lei 14.133. Estados e municípios podem ter regra própria.

Onde consultar atas de registro de preços

No PNCP. A lei lista as atas de registro de preços entre as informações que o portal tem que conter. No governo federal, o preço registrado, com a indicação dos fornecedores, fica divulgado no PNCP durante toda a vigência da ata. Municípios de até 20 mil habitantes têm prazo de 6 anos, contados da publicação da lei (1º/4/2021), para cumprir as regras de divulgação em site oficial; enquanto não adotam o PNCP, publicam essas informações em diário oficial.

Olhar as atas do seu ramo ajuda de dois jeitos: você vê os preços que já foram registrados para o que você vende e descobre quais órgãos compram por registro de preços. Veja como usar o PNCP.

Antes da licitação, o órgão gerenciador faz a intenção de registro de preços (IRP): um procedimento público, aberto por no mínimo 8 dias úteis, para outros órgãos participarem da ata e para definir a estimativa total de quantidades. A IRP é para órgãos públicos, não para fornecedores, e é dispensável quando o gerenciador for o único contratante.

Base legal

• Lei 14.133/2021, art. 6º, XLV: “XLV - sistema de registro de preços: conjunto de procedimentos para realização, mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência, de registro formal de preços relativos a prestação de serviços, a obras e a aquisição e locação de bens para contratações futuras;”
• Lei 14.133/2021, art. 6º, XLVI: “XLVI - ata de registro de preços: documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, no qual são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições a serem praticadas”
• Lei 14.133/2021, art. 6º, XLVII a XLIX: “XLVII - órgão ou entidade gerenciadora: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e pelo gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente; XLVIII - órgão ou entidade participante: órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais da contratação para registro de preços e integra a ata de registro de preços; XLIX - órgão ou entidade não participante: órgão ou entidade da Administração Pública que não participa dos procedimentos iniciais da licitação para registro de preços e não integra a ata de registro de preços;”
• Lei 14.133/2021, art. 82, I, IV e V: “Art. 82. O edital de licitação para registro de preços observará as regras gerais desta Lei e deverá dispor sobre: I - as especificidades da licitação e de seu objeto, inclusive a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida; (…) IV - a possibilidade de o licitante oferecer ou não proposta em quantitativo inferior ao máximo previsto no edital, obrigando-se nos limites dela; V - o critério de julgamento da licitação, que será o de menor preço ou o de maior desconto sobre tabela de preços praticada no mercado;”
• Lei 14.133/2021, art. 82, VI: “VI - as condições para alteração de preços registrados;”
• Lei 14.133/2021, art. 82, §§ 3º e 4º: “§ 3º É permitido registro de preços com indicação limitada a unidades de contratação, sem indicação do total a ser adquirido, apenas nas seguintes situações: I - quando for a primeira licitação para o objeto e o órgão ou entidade não tiver registro de demandas anteriores; II - no caso de alimento perecível; III - no caso em que o serviço estiver integrado ao fornecimento de bens. § 4º Nas situações referidas no § 3º deste artigo, é obrigatória a indicação do valor máximo da despesa e é vedada a participação de outro órgão ou entidade na ata.”
• Lei 14.133/2021, art. 82, § 5º, VI: “VI - inclusão, em ata de registro de preços, do licitante que aceitar cotar os bens ou serviços em preços iguais aos do licitante vencedor na sequência de classificação da licitação e inclusão do licitante que mantiver sua proposta original.”
• Lei 14.133/2021, art. 83: “Art. 83. A existência de preços registrados implicará compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigará a Administração a contratar, facultada a realização de licitação específica para a aquisição pretendida, desde que devidamente motivada.”
• Lei 14.133/2021, art. 84 e parágrafo único: “Art. 84. O prazo de vigência da ata de registro de preços será de 1 (um) ano e poderá ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso. Parágrafo único. O contrato decorrente da ata de registro de preços terá sua vigência estabelecida em conformidade com as disposições nela contidas.”
• Lei 14.133/2021, art. 86, caput e § 1º: “Art. 86. O órgão ou entidade gerenciadora deverá, na fase preparatória do processo licitatório, para fins de registro de preços, realizar procedimento público de intenção de registro de preços para, nos termos de regulamento, possibilitar, pelo prazo mínimo de 8 (oito) dias úteis, a participação de outros órgãos ou entidades na respectiva ata e determinar a estimativa total de quantidades da contratação. § 1º O procedimento previsto no caput deste artigo será dispensável quando o órgão ou entidade gerenciadora for o único contratante.”
• Lei 14.133/2021, art. 40, II: “Art. 40. O planejamento de compras deverá considerar a expectativa de consumo anual e observar o seguinte: (…) II - processamento por meio de sistema de registro de preços, quando pertinente;”
• Lei 14.133/2021, art. 174, § 2º, IV: “§ 2º O PNCP conterá, entre outras, as seguintes informações acerca das contratações: (…) IV - atas de registro de preços;”
• Lei 14.133/2021, art. 176, caput, III, e parágrafo único, I: “Art. 176. Os Municípios com até 20.000 (vinte mil) habitantes terão o prazo de 6 (seis) anos, contado da data de publicação desta Lei, para cumprimento: (…) III - das regras relativas à divulgação em sítio eletrônico oficial. Parágrafo único. Enquanto não adotarem o PNCP, os Municípios a que se refere o caput deste artigo deverão: I - publicar, em diário oficial, as informações que esta Lei exige que sejam divulgadas em sítio eletrônico oficial, admitida a publicação de extrato;”
• Lei 14.133/2021, data de publicação (rodapé do original): “Este texto não substitui o publicado no DOU de 1º.4.2021”
• Decreto 11.462/2023, art. 1º (governo federal): “Art. 1º Este Decreto regulamenta os art. 82 a art. 86 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, para dispor sobre o sistema de registro de preços - SRP para a contratação de bens e serviços, inclusive obras e serviços de engenharia, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.”
• Decreto 11.462/2023, art. 3º, I, II, III e V (governo federal): “Art. 3º O SRP poderá ser adotado quando a Administração julgar pertinente, em especial: I - quando, pelas características do objeto, houver necessidade de contratações permanentes ou frequentes; II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida, como quantidade de horas de serviço, postos de trabalho ou em regime de tarefa; III - quando for conveniente para atendimento a mais de um órgão ou a mais de uma entidade, inclusive nas compras centralizadas; (…) V - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.”
• Lei 14.133/2021, art. 95, caput, I e II: “Art. 95. O instrumento de contrato é obrigatório, salvo nas seguintes hipóteses, em que a Administração poderá substituí-lo por outro instrumento hábil, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço: I - dispensa de licitação em razão de valor; II - compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos e dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive quanto a assistência técnica, independentemente de seu valor.”
• Decreto 11.462/2023, art. 17 (governo federal): “Art. 17. A indicação da disponibilidade de créditos orçamentários somente será exigida para a formalização do contrato ou de outro instrumento hábil.”
• Decreto 11.462/2023, art. 18, §§ 1º e 2º (governo federal): “§ 1º O registro a que se refere o inciso II do caput tem por objetivo a formação de cadastro de reserva, para o caso de impossibilidade de atendimento pelo signatário da ata. § 2º Para fins da ordem de classificação, os licitantes ou fornecedores de que trata a alínea “a” do inciso II do caput antecederão aqueles de que trata a alínea “b” do referido inciso.”
• Decreto 11.462/2023, art. 18, § 4º (governo federal): “§ 4º O preço registrado, com a indicação dos fornecedores, será divulgado no PNCP e disponibilizado durante a vigência da ata de registro de preços.”
• Decreto 11.462/2023, art. 19 (governo federal): “será convocado para assinar a ata de registro de preços no prazo e nas condições estabelecidas no edital de licitação ou no aviso de contratação direta, sob pena de decadência do direito, sem prejuízo da aplicação das sanções previstas na Lei nº 14.133, de 2021.”
• Decreto 11.462/2023, art. 22 (governo federal): “Art. 22. O prazo de vigência da ata de registro de preços será de um ano, contado do primeiro dia útil subsequente à data de divulgação no PNCP, e poderá ser prorrogado por igual período, desde que comprovado que o preço é vantajoso.”
• Decreto 11.462/2023, art. 23 (governo federal): “Art. 23. Fica vedado efetuar acréscimos nos quantitativos estabelecidos na ata de registro de preços.”
• Decreto 11.462/2023, art. 25 (governo federal): “Art. 25. Os preços registrados poderão ser alterados ou atualizados em decorrência de eventual redução dos preços praticados no mercado ou de fato que eleve o custo dos bens, das obras ou dos serviços registrados, nas seguintes situações: I - em caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe ou em decorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, que inviabilizem a execução da ata tal como pactuada, (…) II - em caso de criação, alteração ou extinção de quaisquer tributos ou encargos legais ou superveniência de disposições legais, com comprovada repercussão sobre os preços registrados; ou III - na hipótese de previsão no edital ou no aviso de contratação direta de cláusula de reajustamento ou repactuação sobre os preços registrados”
• Decreto 11.462/2023, art. 26, caput e § 1º (governo federal): “Art. 26. Na hipótese de o preço registrado tornar-se superior ao preço praticado no mercado, por motivo superveniente, o órgão ou a entidade gerenciadora convocará o fornecedor para negociar a redução do preço registrado. § 1º Caso não aceite reduzir seu preço aos valores praticados pelo mercado, o fornecedor será liberado do compromisso assumido quanto ao item registrado, sem aplicação de penalidades administrativas.”
• Decreto 11.462/2023, art. 27, caput, §§ 1º e 2º (governo federal): “Art. 27. Na hipótese de o preço de mercado tornar-se superior ao preço registrado e o fornecedor não poder cumprir as obrigações estabelecidas na ata, será facultado ao fornecedor requerer ao gerenciador a alteração do preço registrado, mediante comprovação de fato superveniente que o impossibilite de cumprir o compromisso. § 1º Para fins do disposto no caput, o fornecedor encaminhará, juntamente com o pedido de alteração, a documentação comprobatória ou a planilha de custos que demonstre a inviabilidade do preço registrado em relação às condições inicialmente pactuadas. § 2º Na hipótese de não comprovação da existência de fato superveniente que inviabilize o preço registrado, o pedido será indeferido pelo órgão ou pela entidade gerenciadora e o fornecedor deverá cumprir as obrigações estabelecidas na ata, sob pena de cancelamento do seu registro”
• Decreto 11.462/2023, art. 28, I e II (governo federal): “Art. 28. O registro do fornecedor será cancelado pelo órgão ou pela entidade gerenciadora, quando o fornecedor: I - descumprir as condições da ata de registro de preços sem motivo justificado; II - não retirar a nota de empenho, ou instrumento equivalente, no prazo estabelecido pela Administração sem justificativa razoável;”
• Decreto 11.462/2023, art. 34 (governo federal): “Art. 34. A contratação com os fornecedores registrados na ata será formalizada pelo órgão ou pela entidade interessada por meio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa, autorização de compra ou outro instrumento hábil, conforme o disposto no art. 95 da Lei nº 14.133, de 2021. Parágrafo único. Os instrumentos de que trata o caput serão assinados no prazo de validade da ata de registro de preços.”
• Decreto 11.462/2023, art. 35 (governo federal): “Art. 35. Os contratos decorrentes do sistema de registro de preços poderão ser alterados, observado o disposto no art. 124 da Lei nº 14.133, de 2021.”

Este texto explica a regra geral. Estados e municípios podem ter regulamento próprio, e o edital de cada licitação é o que vale para ela.

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Perguntas frequentes

Quanto tempo vale uma ata de registro de preços?

1 ano, que pode ser prorrogado por igual período se ficar comprovado que o preço continua vantajoso, conforme o art. 84 da Lei 14.133.

Ata de registro de preços pode ser prorrogada?

Sim. A Lei 14.133 permite prorrogar a ata por igual período ao original, de 1 ano, desde que comprovado o preço vantajoso.

Qual a diferença entre ata de registro de preços e contrato?

A ata é um compromisso para contratação futura: registra o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições. Cada contratação feita com base nela é formalizada à parte, em regra por contrato (art. 95 da Lei 14.133).

Ata de registro de preços precisa de contrato?

Cada contratação feita com base na ata precisa ser formalizada. Pela Lei 14.133, o instrumento de contrato é obrigatório, mas pode ser substituído por nota de empenho, autorização de compra ou outro instrumento hábil na dispensa por valor e nas compras com entrega imediata e integral, sem obrigações futuras (art. 95). No governo federal, o instrumento tem que ser assinado dentro da validade da ata.

Ata de registro de preços precisa de dotação orçamentária?

No governo federal, não para registrar o preço: o Decreto 11.462/2023 só exige a indicação de créditos orçamentários na formalização do contrato ou de outro instrumento hábil. Estados e municípios podem ter regra própria.

Sistema de registro de preços é obrigatório?

A Lei 14.133 não obriga em toda compra: manda o planejamento de compras observar o processamento por registro de preços quando pertinente. No governo federal, o decreto diz que o SRP poderá ser adotado quando a Administração julgar pertinente e lista situações, como contratações permanentes ou frequentes, entregas parceladas, atendimento a mais de um órgão e quantidade que não dá para definir antes.

Pode aditivar ata de registro de preços?

No governo federal, não para aumentar a quantidade: o Decreto 11.462/2023 proíbe acréscimos nos quantitativos da ata. O que pode ser alterado são os contratos que nascem dela, dentro das regras da Lei 14.133.

Pode reajustar ata de registro de preços?

Nas condições que o edital prevê. No governo federal, o preço registrado pode ser alterado por força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou fato imprevisível que inviabilize a ata, por mudança em tributos ou encargos com repercussão comprovada, ou por cláusula de reajuste ou repactuação prevista no edital.