Pelo art. 28 do Decreto 11.462/2023, o órgão gerenciador cancela o registro do fornecedor em quatro casos: descumprir a ata sem motivo justificado, não retirar a nota de empenho no prazo, recusar manter o preço depois de ter o pedido de alteração negado e sofrer impedimento ou declaração de inidoneidade. Sempre com direito de defesa.
O mesmo decreto abre duas saídas para a empresa: recusar a redução de preço quando o mercado cai e pedir o cancelamento por caso fortuito ou força maior. Já o pedido de aumento de preço não suspende a obrigação de entregar.
Antes de tudo: o decreto vale para o seu órgão?
Pelo art. 1º, o Decreto 11.462, de 31 de março de 2023, vale "no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional". Para os demais, o art. 187 da Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, diz que estados, Distrito Federal e municípios "poderão aplicar os regulamentos editados pela União para execução desta Lei". Uma prefeitura pode seguir o decreto federal ou ter regulamento próprio.
Quem manda no seu caso é o edital. O art. 82, inciso VI, da Lei 14.133 obriga o edital de registro de preços a dispor sobre "as condições para alteração de preços registrados". Abra o edital e a ata de registro de preços que você assinou e veja qual regulamento as cláusulas de preço e de cancelamento citam. Com órgão federal, as regras abaixo valem como estão.
Registro cancelado e ata cancelada são medidas diferentes
O art. 28 do decreto trata do cancelamento do registro do fornecedor: só a sua empresa sai, a ata continua e o órgão "poderá convocar os licitantes que compõem o cadastro de reserva, observada a ordem de classificação". O cadastro de reserva reúne quem aceitou cotar o item pelo preço do vencedor.
O art. 29 do mesmo decreto trata do cancelamento dos preços registrados, que atinge a ata no todo ou em parte. São três hipóteses, "desde que devidamente comprovadas e justificadas": "por razão de interesse público", "a pedido do fornecedor, decorrente de caso fortuito ou força maior" e quando as negociações de preço não dão resultado.
As quatro situações do art. 28
A primeira é "descumprir as condições da ata de registro de preços sem motivo justificado", diz o inciso I do art. 28. Entregar fora do prazo, trocar a marca cotada ou deixar de atender um pedido entram aqui. Se houve motivo, a empresa tem o direito de apresentá-lo antes da decisão.
A segunda, no inciso II do art. 28, é "não retirar a nota de empenho, ou instrumento equivalente, no prazo estabelecido pela Administração sem justificativa razoável". A nota de empenho reserva o dinheiro de cada compra feita pela ata. Quem deixa a convocação parada no e-mail ou no portal perde o prazo sem perceber.
A terceira, no inciso III do mesmo artigo, é "não aceitar manter seu preço registrado" depois que o pedido de alteração foi negado. Ela pega quem pede aumento, ouve um não e para de entregar.
A quarta, no inciso IV do art. 28, é sofrer as sanções dos incisos III ou IV do art. 156 da Lei 14.133: "impedimento de licitar e contratar" e "declaração de inidoneidade para licitar ou contratar". Se a punição terminar antes do fim da ata, o § 1º permite manter o registro, "vedadas novas contratações derivadas da ata enquanto perdurarem os efeitos da sanção". Veja o guia de sanções em licitação.
Em todos os casos, o § 2º do art. 28 diz que o cancelamento "será formalizado por despacho do órgão ou da entidade gerenciadora, garantidos os princípios do contraditório e da ampla defesa". A empresa é notificada e pode responder com documentos antes da decisão. Responda por escrito e dentro do prazo.
Mercado caiu: recusar a redução libera do item
Quando o preço registrado fica acima do de mercado por um fato posterior à proposta, o art. 26 do decreto manda o gerenciador convocar o fornecedor "para negociar a redução do preço registrado".
O § 1º do art. 26 é a saída limpa: "Caso não aceite reduzir seu preço aos valores praticados pelo mercado, o fornecedor será liberado do compromisso assumido quanto ao item registrado, sem aplicação de penalidades administrativas." O órgão chama então o cadastro de reserva e, se ninguém aceitar o preço de mercado, cancela a ata.
Um exemplo ilustrativo: uma papelaria registrou resma de papel, o preço de mercado caiu e o órgão a chama para baixar. Sem margem, ela recusa e sai daquele item sem punição. Essa saída depende da convocação do órgão para reduzir; não serve para quem sofre com custo alto.
Custo subiu: o pedido de alteração do art. 27
O art. 25 do decreto diz quando o preço pode subir: força maior, caso fortuito, fato do príncipe ou "fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis"; criação ou alteração de tributos com repercussão comprovada; e cláusula de reajuste ou repactuação no edital. O guia de reajuste e reequilíbrio explica cada mecanismo.
O art. 27 do mesmo decreto permite pedir a alteração "mediante comprovação de fato superveniente que o impossibilite de cumprir o compromisso". O § 1º diz o que anexar: "a documentação comprobatória ou a planilha de custos que demonstre a inviabilidade do preço registrado em relação às condições inicialmente pactuadas". O texto usa "ou", mas mandar as duas coisas fortalece o pedido.
O § 2º do art. 27 é o ponto de risco. Sem prova do fato superveniente, o pedido é indeferido "e o fornecedor deverá cumprir as obrigações estabelecidas na ata, sob pena de cancelamento do seu registro", além das sanções da Lei 14.133. Se a prova convencer, o § 5º manda atualizar o preço "de acordo com a realidade dos valores praticados pelo mercado". Aumento que já existia no dia do lance dificilmente conta como fato novo.
Caso fortuito ou força maior: pedir para sair
O art. 29, inciso II, do decreto permite cancelar os preços "a pedido do fornecedor, decorrente de caso fortuito ou força maior". São fatos fora do controle da empresa, que ela não conseguia evitar. Aqui o pedido é para sair da ata, e não para mudar o preço.
Um exemplo ilustrativo: uma distribuidora teve o depósito alagado por uma enchente e perdeu o estoque da ata. Ela junta fotos, laudo da Defesa Civil e boletim de ocorrência e pede o cancelamento ao gerenciador, que decide depois de conferir a prova.
O que fazer quando o preço registrado ficou abaixo do custo
Primeiro, separe as notas fiscais de compra da época da proposta e as mais recentes do mesmo insumo. Depois, peça cotações atuais por escrito a mais de um fornecedor. Em seguida, monte a planilha de custos item por item, com compra, frete, tributos e margem, comparando o dia da proposta com hoje, e escreva em uma frase qual fato novo explica a diferença.
Com isso pronto, protocole o pedido no órgão gerenciador indicado na ata, citando o art. 27 do Decreto 11.462 ou a regra do regulamento local, e guarde o comprovante. Até a decisão, continue entregando os empenhos que chegarem: nada no art. 27 suspende a ata, e o pedido negado vem com a ordem de cumprir sob pena de cancelamento.
Pelo art. 22 do decreto, a ata vale "um ano, contado do primeiro dia útil subsequente à data de divulgação no PNCP", e pode ser prorrogada por igual período se o preço continuar vantajoso. Confira a data no PNCP: ata perto do fim pode não compensar a briga pelo reajuste.
Enquanto resolve a ata atual, acompanhe onde o mesmo item está sendo comprado de novo, já com preço de hoje. O radar do LicitaCerta lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil e avisa no WhatsApp só as licitações que combinam com o que a sua empresa vende, item por item, nos 27 estados, também por e-mail e no painel web. Ele não envia proposta, não dá lance e não faz consultoria jurídica.
Perguntas frequentes
Posso desistir de uma ata de registro de preços sem penalidade?
Em dois casos do Decreto 11.462: quando o órgão pede redução porque o mercado caiu e você não aceita, e quando você pede o cancelamento por caso fortuito ou força maior comprovado. Fora disso, parar de entregar leva ao cancelamento do registro e a sanções.
Se meu registro for cancelado, a ata acaba?
Não necessariamente. Sai só a sua empresa, e o órgão pode chamar o cadastro de reserva pela ordem de classificação. A ata cai quando ninguém aceita o preço ou nas hipóteses do art. 29.
Preciso continuar entregando enquanto o pedido de reajuste é analisado?
Sim. O decreto não suspende a ata durante a análise, e o pedido negado obriga a cumprir a ata sob pena de cancelamento do registro.
O Decreto 11.462 vale para prefeitura?
Ele foi feito para a administração federal. Estados e municípios podem aplicar o regulamento da União ou ter decreto próprio; o edital e a ata dizem qual regra vale.
Fontes
Decreto 11.462, de 31 de março de 2023, que regulamenta o sistema de registro de preços, arts. 1º, 22 e 25 a 29. Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, arts. 82, 156 e 187. Portal Nacional de Contratações Públicas, onde as atas são divulgadas.