O TCU, no Acórdão 5394/2026 da 2ª Câmara, de 3 de novembro de 2026, apontou falha da Academia da Força Aérea ao aceitar, num pregão de outsourcing de impressão, uma planilha de custos sem prova da alíquota dos tributos. O edital mandava cotar tributo variável pela média do que a empresa recolheu nos últimos 12 meses.
Para a microempresa do Simples Nacional que disputa serviço com planilha, a resposta prática é lançar a alíquota que de fato recolhe e deixar prontos os papéis que provam esse número.
O que aconteceu no Pregão 90040/2026
A Academia da Força Aérea abriu o Pregão Eletrônico 90040/2026 para contratar uma solução integrada de outsourcing de impressão, serviço em que a contratada fornece as impressoras e cuida da manutenção e dos suprimentos. Uma concorrente levou o caso ao TCU por representação, instrumento que o art. 170, § 4º, da Lei 14.133 abre a "Qualquer licitante, contratado ou pessoa física ou jurídica". O relator, Ministro Jhonatan de Jesus, negou a medida cautelar pedida.
A queixa era de incoerência. A empresa vencedora declarou estar no Lucro Presumido, mas os balanços patrimoniais dela de 2023 e 2024 traziam deduções a título de Simples Nacional. Na diligência feita pela Academia para aferir se o preço era exequível, a empresa informou o regime de Lucro Presumido e uma depreciação de 10% ao ano, segundo o texto do acórdão publicado no Diário Oficial da União em 6 de novembro de 2026.
Segundo o acórdão, a Academia aceitou a proposta com base numa declaração genérica da licitante e não obteve os documentos que comprovariam as alíquotas efetivamente devidas. O órgão também deixou de conferir o item 5.6 do edital, que mandava a cotação corresponder à média dos recolhimentos dos últimos doze meses quando o tributo tem percentual variável. Para o tribunal, isso afrontou os itens 5.6 e 7.6.4 do edital e o princípio "da vinculação ao edital", listado no art. 5º da Lei 14.133.
O desfecho foi uma ciência, aviso formal ao órgão para não repetir a falha em licitações futuras. O tribunal julgou a representação parcialmente procedente, classificou o erro como formal, registrou que não houve débito nem comprovação de superfaturamento e arquivou o processo TC-019.995/2026-1 sem determinação para anular o pregão, conforme a ata da sessão.
Por que a alíquota do Simples muda todo mês
Quem está no Simples Nacional paga quase todos os tributos numa guia só, o DAS. O art. 13 da Lei Complementar 123 diz que o regime "implica o recolhimento mensal, mediante documento único de arrecadação, dos seguintes impostos e contribuições", lista que inclui IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ICMS e ISS.
O valor dessa guia sai de uma conta que muda de um mês para o outro. O art. 18, § 1º, da mesma lei diz: "Para efeito de determinação da alíquota nominal, o sujeito passivo utilizará a receita bruta acumulada nos doze meses anteriores ao do período de apuração." Da alíquota nominal sai a alíquota efetiva, que desconta uma parcela a deduzir prevista no anexo da atividade. Como o faturamento acumulado se move todo mês, a alíquota efetiva também se move.
A planilha de custos costuma pedir cada tributo numa linha, e a lei também resolve isso. O § 1º-B do mesmo art. 18 diz que "Os percentuais efetivos de cada tributo serão calculados a partir da alíquota efetiva, multiplicada pelo percentual de repartição constante dos Anexos I a V desta Lei Complementar". Na prática, o PIS, a Cofins e o ISS na planilha de uma empresa do Simples são fatias da alíquota efetiva. As alíquotas cheias do Lucro Presumido ou do Lucro Real ficam fora dessa conta. Por isso editais como o da Academia pedem a média recolhida em 12 meses, um número que o pregoeiro confere com documento.
Como montar a planilha sendo do Simples
Primeiro, leia a regra de tributos do edital antes de abrir a planilha, procurando termos como "percentuais variáveis" e "média dos últimos doze meses", e veja se o modelo anexo já vem preenchido com alíquotas de outro regime. Se a regra estiver confusa, peça esclarecimento ou impugne o edital dentro do prazo.
Depois, calcule a alíquota com os seus números. Com o contador, tire das guias dos últimos 12 meses a média que o edital pede e lance em cada linha a fatia de cada tributo. Peça a memória desse cálculo numa folha, com mês, receita bruta acumulada, alíquota efetiva e repartição. Veja também o guia de proposta de preço.
Em seguida, confira a coerência entre os papéis. O TCU apontou, no caso da Academia, a distância entre o regime declarado na diligência e o que aparecia nos balanços. Proposta, balanço, comprovante de opção pelo Simples e planilha precisam contar a mesma história.
Um exemplo ilustrativo: uma empresa de locação de impressoras do Simples, cujo faturamento cresceu no ano, cota com a guia do mês mais recente, de alíquota mais alta. Se o edital pede a média de 12 meses, o pregoeiro pode questionar a diferença, e o mesmo vale para quem escolhe o mês mais barato. Esse tipo de planilha aparece em pregões de aluguel de máquinas e equipamentos para escritório.
O que levar para a diligência de exequibilidade
O art. 59, § 2º, da Lei 14.133 diz que a Administração "poderá realizar diligências para aferir a exequibilidade das propostas ou exigir dos licitantes que ela seja demonstrada". O inciso IV do mesmo artigo manda desclassificar as propostas que "não tiverem sua exequibilidade demonstrada, quando exigido pela Administração".
Monte antes da sessão uma pasta com os extratos do PGDAS-D dos últimos 12 meses (o programa em que a empresa do Simples apura a guia), os comprovantes de pagamento dos DAS, a memória de cálculo da média, o comprovante de opção pelo Simples Nacional e o último balanço. Quando o pregoeiro abrir a diligência, mande os documentos junto com a explicação. Uma carta afirmando apenas que os tributos estão corretos foi o que o TCU considerou insuficiente neste caso. O prazo da diligência no pregão eletrônico é fixado pelo pregoeiro, e com a pasta montada você responde no mesmo dia.
Se você perdeu para quem cotou tributo de outro regime
Se a vencedora cotou tributos de um regime que os documentos dela não confirmam, o caminho é o recurso. Pelo art. 165 da Lei 14.133, "a intenção de recorrer deverá ser manifestada imediatamente, sob pena de preclusão", e as razões vêm no prazo de 3 dias úteis. Peça vista da planilha, da resposta à diligência e dos balanços: o § 5º do mesmo artigo assegura ao licitante "vista dos elementos indispensáveis à defesa de seus interesses".
No recurso, aponte o item do edital sobre tributos, mostre a diferença entre o regime declarado e o que aparece nos documentos e cite o Acórdão 5394/2026-TCU-2ª Câmara como precedente. A representação ao TCU, que a concorrente usou neste caso, terminou em ciência e arquivamento, sem anular a licitação. O recurso dentro do prazo é o momento em que o próprio pregoeiro ainda pode rever a aceitação. Mais sobre prazo e formato está no guia de recurso em licitação.
Para quem vale
A ciência foi dirigida à Academia da Força Aérea e não cria regra nova. Mas o argumento serve para qualquer pregão com cláusula parecida, porque a base é a vinculação ao edital do art. 5º da Lei 14.133, que vale para União, estados e municípios. Para quem é ME ou EPP em licitação, em qualquer esfera, a conduta é a mesma: cote o que recolhe e tenha como provar.
Para achar esses pregões com tempo de montar a planilha, o LicitaCerta lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil e avisa no WhatsApp só as licitações que combinam com o que a sua empresa vende, item por item, nos 27 estados. A planilha e o recurso continuam com você e o seu contador, porque o LicitaCerta não envia proposta nem faz consultoria jurídica. Monte o seu radar.
Perguntas frequentes
Empresa do Simples Nacional pode cotar a alíquota do Simples na planilha de custos?
Sim, e deve cotar a alíquota que de fato recolhe. Pelo art. 18 da Lei Complementar 123, cada tributo da empresa do Simples é uma fatia da alíquota efetiva, calculada sobre a receita bruta dos 12 meses anteriores.
O que mandar quando o pregoeiro pede comprovação da alíquota?
Extratos do PGDAS-D e comprovantes dos DAS dos últimos 12 meses, memória de cálculo da média, comprovante de opção pelo Simples e último balanço. Declaração genérica foi considerada insuficiente no Acórdão 5394/2026.
O Acórdão 5394/2026 anulou o pregão da Academia da Força Aérea?
Não. O TCU deu ciência à Academia, classificou a falha como formal, sem débito nem superfaturamento comprovado, e arquivou o processo, segundo a ata publicada no Diário Oficial da União.
Qual o prazo para recorrer se outro licitante cotou tributo errado?
A intenção de recorrer é manifestada logo após o ato, na própria sessão, e as razões vêm em 3 dias úteis, conforme o art. 165 da Lei 14.133.
Fontes
Ata nº 38 da 2ª Câmara do TCU, de 3 de novembro de 2026, com o Acórdão 5394/2026 (Diário Oficial da União); Lei 14.133/2021, arts. 5º, 59, 165 e 170; Lei Complementar 123/2006, arts. 13 e 18.