Se o produto não vai chegar a tempo, peça a prorrogação do prazo de entrega por escrito, antes do vencimento, com o motivo e a prova, e guarde o protocolo. Pela Lei 14.133/2021, o atraso sem motivo justificado gera multa de mora e pode render impedimento de licitar por até 3 anos no ente que aplicou a sanção.
O que acontece com quem atrasa
A regra está no art. 162 da Lei 14.133: "O atraso injustificado na execução do contrato sujeitará o contratado a multa de mora, na forma prevista em edital ou em contrato." O parágrafo único diz que a multa de mora "não impedirá que a Administração a converta em compensatória e promova a extinção unilateral do contrato com a aplicação cumulada de outras sanções previstas nesta Lei". O atraso pode começar como multa diária e terminar com o contrato encerrado e outra punição somada.
Atrasar também está na lista de infrações do art. 155. O inciso VII fala em "ensejar o retardamento da execução ou da entrega do objeto da licitação sem motivo justificado". Para essa infração, o art. 156, § 4º, prevê impedimento de licitar e contratar com a administração direta e indireta do ente que aplicou a sanção, "pelo prazo máximo de 3 (três) anos". Se for uma prefeitura, a empresa fica fora das compras daquele município pelo período definido. O guia de sanções em licitação explica cada uma.
Repare nas expressões "atraso injustificado" e "sem motivo justificado". A defesa do fornecedor gira em torno delas.
O valor também pesa. Aplicada como sanção, a multa fica entre 0,5% e 30% do valor do contrato (art. 156, § 3º). Se ela passar do que o órgão ainda tem a pagar, o § 8º diz que o fornecedor perde esse pagamento e a diferença "será descontada da garantia prestada ou será cobrada judicialmente". Se houve garantia contratual, ela entra na conta.
Onde está o seu prazo
O art. 92 da Lei 14.133 exige que o contrato traga os prazos de entrega e "os valores das multas e suas bases de cálculo". Em compras com entrega imediata e integral, o art. 95 permite trocar o contrato por nota de empenho ou autorização de compra, e aí o prazo e a multa costumam estar no edital e no termo de referência. Leia os dois antes de confiar na data de cabeça.
Um caso real mostra como isso aparece no papel. O Termo de Referência 80/2024 da Secretaria Nacional de Segurança Pública, do Ministério da Justiça e Segurança Pública, para compra de equipamentos de armazenamento de dados, fixa a entrega em 30 dias úteis contados da ordem de fornecimento. O item 6.3.1.1 diz: "Caso não seja possível a entrega na data assinalada, a empresa deverá comunicar as razões respectivas com pelo menos 10 (dez) dias de antecedência para que qualquer pleito de prorrogação de prazo seja analisado, ressalvadas situações de caso fortuito e força maior." Nesse contrato, avisar com 9 dias de folga já seria avisar tarde.
Nem todo edital traz antecedência mínima. Procure no seu as palavras "prorrogação", "antecedência" e "atraso", e anote a partir de quando o prazo conta: recebimento da nota de empenho, da ordem de fornecimento ou assinatura do contrato.
Peça antes de vencer
Pelo art. 123 da Lei 14.133, a administração tem o dever de decidir sobre as solicitações ligadas à execução do contrato e, salvo prazo específico em lei ou no contrato, tem "o prazo de 1 (um) mês para decidir, admitida a prorrogação motivada por igual período", contado do fim da instrução do pedido. Quem protocola na véspera do vencimento passa a esperar a resposta já em atraso.
Um exemplo ilustrativo: uma distribuidora de material de limpeza recebe a nota de empenho de uma prefeitura com 20 dias para entregar. No quinto dia, o fabricante avisa que o produto só volta ao estoque em 35 dias. Pedindo no mesmo dia, com a carta do fabricante, ela dá ao gestor duas semanas para analisar. No dia 19, o pedido chega junto com o atraso.
Enquanto o pedido não for respondido, trate o prazo original como valendo. Se o edital permitir entrega parcial, entregue o que já tem e diga isso no pedido.
Quando a demora vem do próprio órgão, a regra muda. Em caso de impedimento, ordem de paralisação ou suspensão do contrato, o art. 115, § 5º diz que "o cronograma de execução será prorrogado automaticamente pelo tempo correspondente". Se o almoxarifado não recebe ou o órgão suspende a entrega, registre isso por escrito no mesmo dia.
O que vai no pedido
Na esfera federal, a Lei 9.784/1999 diz no art. 6º que o requerimento deve ser "formulado por escrito" e conter o órgão ou autoridade a que se dirige, a identificação do interessado, o endereço para comunicações, o pedido "com exposição dos fatos e de seus fundamentos", a data e a assinatura. Estados e municípios podem ter lei própria, e o roteiro serve de conferência para qualquer órgão.
O pedido cabe numa página. Comece pelo número do contrato ou da nota de empenho, o item e a data de entrega prevista. Depois conte o que aconteceu, com datas: quando você fez o pedido ao fornecedor, quando soube da falta, o que tentou para resolver. Em seguida, peça uma nova data realista e com folga. Por fim, liste os anexos.
A prova separa o motivo justificado da desculpa. Junte o que tiver: carta ou e-mail do fabricante ou do distribuidor informando a falta e a previsão de reposição, o comprovante do pedido de compra feito logo depois do empenho, o rastreio da transportadora e o comunicado de desabastecimento, se houver. Quando trata de força maior, o art. 137, inciso V fala em "caso fortuito ou força maior, regularmente comprovados". Sem documento, o motivo vira palavra contra palavra.
Se o atraso aumentou o seu custo, faça um pedido separado de reequilíbrio, que tem regras próprias.
Protocole e guarde tudo
Mande o pedido pelo canal que o contrato indica: sistema de contratos, protocolo eletrônico ou e-mail do gestor ou do fiscal. O termo de referência da Senasp, no item 7.1.3, admite "o uso de mensagem eletrônica" nas comunicações escritas. Ligação e conversa de WhatsApp com o fiscal ajudam, mas não deixam prova formal. Se usou, confirme por escrito em seguida.
Guarde o número de protocolo, o e-mail com os anexos e a resposta do órgão. A Lei 9.784/1999 proíbe "a recusa imotivada de recebimento de documentos" (art. 6º, parágrafo único). Se o setor se recusar a protocolar, registre a recusa e mande por outro canal oficial.
Se a multa chegar mesmo assim
Para multa, o art. 157 da Lei 14.133 dá prazo de defesa de 15 dias úteis, contado da intimação. Para impedimento, o art. 158 exige processo conduzido por comissão, também com 15 dias úteis para defesa escrita. Depois da decisão, cabe recurso em 15 dias úteis, pelo art. 166.
Na defesa, o pedido protocolado antes do vencimento e as provas anexadas viram o centro do argumento. O art. 156, § 1º manda considerar "as peculiaridades do caso concreto" e "as circunstâncias agravantes ou atenuantes" na aplicação da sanção. Quem avisou cedo e documentou tem o que mostrar.
Cuidar do prazo de entrega começa antes, na escolha das licitações que cabem no seu estoque e no seu fornecedor. O LicitaCerta lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil e avisa no WhatsApp só as licitações que combinam com o que a sua empresa vende, item por item, nos 27 estados, também por e-mail e num painel na web. Ele não envia proposta, não dá lance e não faz consultoria jurídica. Monte o seu radar e confira o prazo de entrega de cada edital antes de disputar.
Perguntas frequentes
Posso pedir a prorrogação depois que o prazo venceu?
Pode protocolar, mas a empresa já estará em atraso, e o art. 162 da Lei 14.133 sujeita o atraso injustificado à multa de mora. Depois do vencimento, o pedido serve mais como registro do motivo para a defesa.
Falta do produto no distribuidor justifica o atraso?
Quem decide é o órgão, e a decisão depende da prova. O art. 155, VII pune o retardamento "sem motivo justificado", então carta do fabricante, data do pedido de compra e comunicado de falta precisam estar no processo.
Quanto tempo o órgão tem para responder ao pedido?
Salvo prazo específico no contrato ou em lei, 1 mês depois de concluída a instrução do pedido, prorrogável por igual período, conforme o art. 123 da Lei 14.133.
Atraso pode tirar a empresa de outras licitações?
Pode. O impedimento previsto no art. 156, § 4º vale no ente que aplicou a sanção, por até 3 anos. Em casos mais graves, a declaração de inidoneidade alcança todos os entes federativos, de 3 a 6 anos, pelo § 5º do mesmo artigo.
Fontes
Lei 14.133/2021, Lei de Licitações e Contratos Administrativos, arts. 92, 95, 115, 123, 137, 155, 156, 157, 158, 162 e 166. Lei 9.784/1999, processo administrativo federal, art. 6º. Termo de Referência 80/2024 da Senasp, Ministério da Justiça e Segurança Pública, itens 6.3.1.1 e 7.1.3.