A certidão federal de regularidade fiscal, emitida pela Receita Federal e pela PGFN, vale 180 dias, segundo o gov.br. A certidão trabalhista (CNDT) também vale 180 dias, pela Lei 12.440. O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) vale 30 dias, diz o manual da Caixa. Estaduais e municipais seguem o prazo de quem emite.
Com três prazos diferentes correndo ao mesmo tempo, quem disputa licitação toda semana costuma descobrir a certidão vencida na hora em que o pregoeiro pede os documentos.
O que a licitação confere
O art. 68 da Lei 14.133, a lei de licitações em vigor desde 1º de abril de 2021, lista o que a habilitação fiscal, social e trabalhista verifica. Entre os itens estão "a regularidade perante a Fazenda federal, estadual e/ou municipal do domicílio ou sede do licitante", "a regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS" e "a regularidade perante a Justiça do Trabalho". Na prática, isso vira quatro ou cinco certidões, conforme o que o edital pedir.
Repare no "domicílio ou sede do licitante" do mesmo artigo: as certidões estadual e municipal são as do lugar onde a sua empresa está, e não as da cidade que compra. Um exemplo ilustrativo: uma empresa com sede em Campinas que disputa um pregão de uma prefeitura do Paraná apresenta a certidão municipal de Campinas e a estadual de São Paulo.
Quanto vale cada certidão
Federal. A Certidão de Regularidade Fiscal, também chamada de Certidão Conjunta, informa se há pendência de tributos federais e de Dívida Ativa da União, "inclusive contribuições previdenciárias", como descreve a página do serviço no gov.br. Por isso, uma única certidão cobre os tributos federais e a parte de Seguridade Social do art. 68. Ela é gratuita, sai na hora pelo portal Certidões Federais e vale 180 dias. A norma que rege a emissão é a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.
Quem tem débito parcelado costuma receber a positiva com efeitos de negativa, que indica pendência com exigibilidade suspensa. Se o sistema não emitir nenhuma certidão, a mesma página orienta consultar a situação fiscal para achar o que trava a emissão. Resolver uma pendência pode levar dias, e esse é o motivo para não deixar a renovação para a véspera.
FGTS. O CRF é o documento de vida mais curta da pasta. Pelo Manual de Orientações Regularidade do Empregador da Caixa, versão 19, em vigor desde 8 de janeiro de 2026, "O CRF é válido em todo o território nacional pelo prazo de 30 dias contados da data de sua emissão". O mesmo manual diz que ele "é renovável a partir do quinto dia anterior ao seu vencimento", desde que a empresa continue regular com o FGTS. A consulta e a emissão são feitas no site da Caixa.
Na renovação antecipada, segundo o manual, a empresa fica com dois certificados vigentes, e o anterior mantém "todos os seus efeitos legais". Empresa recém-aberta pede atenção extra, porque o primeiro CRF é liberado em até 5 dias úteis depois do processamento da primeira guia paga ou do arquivo de ausência de fato gerador.
Trabalhista. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas foi criada pela Lei 12.440, de 2011, que incluiu o art. 642-A na CLT. O § 4º diz: "O prazo de validade da CNDT é de 180 (cento e oitenta) dias, contado da data de sua emissão." Ela é "expedida gratuita e eletronicamente" e vale para todos os estabelecimentos, agências e filiais da empresa.
Estadual e municipal. Aqui não existe prazo nacional. Cada secretaria de Fazenda e cada prefeitura define a validade da sua certidão, e a data vem escrita no próprio documento. Confira no edital quais certidões estaduais e municipais ele pede e anote a validade de cada uma no dia em que emitir.
Certidão que venceu no meio da licitação
O caso mais comum é este: a certidão estava válida quando você mandou a proposta e venceu enquanto o pregão andava. A IN Seges/ME 73/2022, que regula a licitação eletrônica no governo federal, trata disso no art. 39, § 4º. Depois da entrega dos documentos de habilitação, a substituição fica vedada, salvo em diligência, mas a exceção inclui a "atualização de documentos cuja validade tenha expirado após a data de recebimento das propostas". A Lei 14.133 diz o mesmo no art. 64, inciso II.
Na prática, o documento que venceu depois da data da proposta pode ser trocado pela versão nova. Para a certidão que já estava vencida nessa data, a norma não traz essa permissão expressa, e o risco passa a ser a inabilitação.
Há duas ajudas no mesmo art. 39 da IN 73. O § 6º diz que a consulta do agente "em sítios eletrônicos oficiais de órgãos e entidades emissores de certidões constitui meio legal de prova", então ele pode conferir a sua situação direto no site de quem emite. E o § 5º manda o vencedor enviar os documentos no prazo do edital, "no prazo de, no mínimo, duas horas, prorrogável por igual período". Duas horas bastam para baixar uma certidão em dia, mas não para resolver uma pendência.
Pela regra geral, os documentos de regularidade fiscal só são exigidos "em momento posterior ao julgamento das propostas, e apenas do licitante mais bem classificado", como diz o art. 63, inciso III, da Lei 14.133. Quem disputa vários pregões eletrônicos na mesma semana não sabe em qual vai ser chamado, por isso a pasta precisa estar em dia todos os dias.
Sicaf, ME e EPP e contrato assinado
Quem é cadastrado no Sicaf costuma achar que o cadastro cuida das certidões. A IN Seges 3/2018 diz que o registro vale um ano, mas esse prazo "não alcança as certidões ou documentos de cunho fiscal e trabalhista", "cabendo ao fornecedor manter atualizados seus documentos para efeito de habilitação" (art. 18, § 2º). Se a certidão estiver vencida no Sicaf, o art. 23 da mesma norma permite apresentar a documentação atualizada no momento da habilitação.
Para microempresa e empresa de pequeno porte existe um prazo a mais, que serve para outro problema. Pelo art. 43, § 1º, da Lei Complementar 123, se a certidão apresentada tiver restrição, a empresa tem "cinco dias úteis, cujo termo inicial corresponderá ao momento em que o proponente for declarado vencedor do certame", prorrogáveis por igual período, para pagar ou parcelar o débito e emitir a certidão. Esse prazo cobre débito, e a ME ou EPP continua obrigada a apresentar toda a documentação, mesmo com restrição.
A obrigação continua depois da assinatura: o art. 92, inciso XVI, da Lei 14.133 exige cláusula que obrigue o contratado a manter "todas as condições exigidas para a habilitação na licitação" durante toda a execução do contrato.
Como montar o calendário de renovação
Um exemplo ilustrativo: uma empresa emite a CND federal, a CNDT e o CRF na mesma segunda-feira, 5 de outubro de 2026. A CND e a CNDT vencem 180 dias depois, no começo de abril de 2027. O CRF vence no começo de novembro e pode ser renovado a partir do quinto dia antes disso. Nesses seis meses, a federal e a trabalhista são renovadas uma vez; o CRF, todo mês.
O calendário sai daí. Primeiro, anote a data de validade impressa em cada certidão, inclusive nas estaduais e municipais. Depois, marque o lembrete do CRF para o 25º dia após a emissão, quando a renovação abre, e o da CND e da CNDT para uns 15 dias antes do vencimento, com folga para resolver alguma pendência que trave a emissão. Por último, ao renovar, troque o arquivo na pasta de documentos para licitação e no Sicaf, se o órgão usa o cadastro.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo vale a certidão negativa federal?
Vale 180 dias a partir da emissão. Ela sai de graça, emitida pela Receita Federal e pela PGFN, e cobre também as contribuições previdenciárias.
A certidão do FGTS vale quanto tempo?
O CRF vale 30 dias e pode ser renovado a partir do quinto dia antes do vencimento, desde que a empresa esteja regular com o FGTS.
Certidão que venceu depois da proposta inabilita a empresa?
A IN 73/2022 e a Lei 14.133 permitem, em diligência, atualizar o documento cuja validade expirou depois da data de recebimento das propostas.
A certidão municipal é da cidade que compra ou da minha?
Da sua. A Lei 14.133 pede regularidade com a Fazenda do domicílio ou da sede do licitante.
O Sicaf renova as certidões sozinho?
O registro no Sicaf vale um ano, mas as certidões fiscais e trabalhistas têm prazo próprio, e cabe ao fornecedor mantê-las atualizadas.
Fontes
Certidão federal no gov.br. Manual do FGTS da Caixa. Consulta do CRF. Lei 12.440/2011. IN Seges/ME 73/2022. Lei 14.133/2021. IN Seges 3/2018. LC 123/2006.