O art. 140 da Lei 14.133/2021 divide o recebimento em duas etapas. Na compra, o fiscal do contrato recebe o material provisoriamente, de forma sumária. Depois, um servidor ou comissão designada faz o recebimento definitivo, "mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais". Os prazos de cada etapa ficam no regulamento ou no contrato.
Este texto é para quem já entregou, tem um termo de recebimento provisório nas mãos e ainda não viu o dinheiro. O caminho até o crédito na conta está no guia de pagamento do governo.
Na compra: provisório sumário, definitivo detalhado
O inciso II do art. 140 da Lei 14.133 trata das compras. O recebimento provisório é feito "de forma sumária, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, com verificação posterior da conformidade do material com as exigências contratuais". O recebimento definitivo vem "por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais".
Na prática, o provisório registra que a mercadoria chegou e bate, à primeira vista, com o pedido. A conferência de especificação, marca, validade e quantidade fica para depois. Por isso o termo provisório ainda não libera o pagamento.
Na esfera federal, o art. 25 do Decreto 11.246/2022, na redação atual, define quem assina cada etapa: "O recebimento provisório ficará a cargo do fiscal técnico, administrativo ou setorial, e o recebimento definitivo ficará a cargo do gestor do contrato, do gestor setorial ou da comissão designada pela autoridade competente." Estados e municípios costumam ter regulamento próprio.
Em obras e serviços, o provisório também tem termo detalhado
Para obras e serviços, o inciso I do mesmo art. 140 da Lei 14.133 pede mais já na primeira etapa. O fiscal recebe provisoriamente "mediante termo detalhado, quando verificado o cumprimento das exigências de caráter técnico". O definitivo segue igual ao da compra, por servidor ou comissão designada, com termo que comprove o atendimento do contrato.
Em obra, a entrega final pode vir depois de um período de observação, que o contrato deve prever quando for o caso. O guia de licitação de obras mostra como esses contratos são montados.
Quanto tempo o órgão tem para conferir
A lei não fixa um número de dias. O § 3º do art. 140 da Lei 14.133 diz que "Os prazos e os métodos para a realização dos recebimentos provisório e definitivo serão definidos em regulamento ou no contrato." Quem quer saber o prazo precisa abrir o contrato, o termo de referência ou o edital.
O contrato é obrigado a trazer esses prazos. O art. 92 da Lei 14.133 lista como cláusula necessária, no inciso VII, "os prazos de início das etapas de execução, conclusão, entrega, observação e recebimento definitivo, quando for o caso", e, no inciso VI, "o prazo para liquidação e para pagamento". Quando a compra é feita só com nota de empenho, sem contrato assinado, esses prazos aparecem no edital ou no aviso de contratação direta. Veja o guia de nota de empenho.
Nos órgãos federais há um teto para a etapa seguinte. O art. 7º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 77/2022 limita a "10 (dez dias) úteis para a liquidação da despesa, a contar do recebimento da nota fiscal ou instrumento de cobrança equivalente pela Administração" e a mais 10 dias úteis para o pagamento, contados da liquidação. Nas despesas até o limite da dispensa por valor, os dois prazos caem pela metade. A norma vale para a administração federal direta, autarquias e fundações, e também para estados e municípios quando gastam dinheiro de transferência voluntária da União.
Dois detalhes contam para quem espera. O prazo de liquidação pode ser prorrogado uma vez, por igual período, quando o órgão precisar de diligência para conferir a entrega. E o tempo que a sua empresa leva para corrigir uma falha na entrega ou na nota fiscal não entra na conta do órgão.
Quando o órgão pode recusar a entrega
O § 1º do art. 140 da Lei 14.133 é curto: "O objeto do contrato poderá ser rejeitado, no todo ou em parte, quando estiver em desacordo com o contrato." Produto diferente do especificado, quantidade menor, validade curta ou embalagem fora do pedido podem levar à recusa.
Rejeitado, o problema volta para o fornecedor. O art. 119 da mesma Lei 14.133 obriga o contratado a "reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, a suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções". A recusa parcial também protege a parte certa da entrega: pelo art. 143, havendo controvérsia sobre dimensão, qualidade ou quantidade, "a parcela incontroversa deverá ser liberada no prazo previsto para pagamento".
Um exemplo ilustrativo: uma distribuidora entrega 200 cadeiras a uma secretaria estadual e o fiscal assina o recebimento provisório no mesmo dia. Na conferência, 10 cadeiras aparecem com o assento rasgado. O órgão rejeita essas 10 com base no § 1º do art. 140 da Lei 14.133, a empresa troca às suas custas, e as 190 que estavam certas formam a parcela sem discussão, que deve seguir para pagamento no prazo.
Ensaios e testes correm por conta do contratado
Laudo de laboratório, teste de carga e ensaio de material entram no custo da empresa. O § 4º do art. 140 da Lei 14.133 diz: "Salvo disposição em contrário constante do edital ou de ato normativo, os ensaios, os testes e as demais provas para aferição da boa execução do objeto do contrato exigidos por normas técnicas oficiais correrão por conta do contratado."
Se o termo de referência cita uma norma técnica que exige ensaio, o custo desse ensaio precisa estar no preço antes do lance. O guia de proposta de preço mostra o que entra no cálculo.
Na obra, a responsabilidade vai além do termo definitivo
O termo definitivo encerra a conferência, mas a responsabilidade da construtora continua. O § 6º do art. 140 da Lei 14.133 diz que, em obra, o recebimento definitivo não exime o contratado, "pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos", da responsabilidade objetiva pela solidez e pela segurança dos materiais e dos serviços executados. O edital e o contrato podem prever prazo maior.
Do termo definitivo ao dinheiro
O termo definitivo alimenta a liquidação, a etapa em que o órgão confirma que deve. O art. 63 da Lei 4.320/1964 diz que a liquidação por fornecimentos ou serviços tem por base o contrato, a nota de empenho e "os comprovantes da entrega do material ou da prestação efetiva do serviço". Sem o comprovante de entrega no processo, o pagamento não anda.
Depois da liquidação, o crédito entra numa fila. O art. 141 da Lei 14.133 manda pagar em ordem cronológica, separada por fonte de recursos e por categoria (fornecimento de bens, locações, serviços e obras). O § 3º obriga o órgão a publicar essa ordem todo mês, em seção de acesso à informação no seu site. Dá para conferir a posição da sua nota sem depender de telefonema.
A rotina que evita esperar no escuro
Primeiro, leia no contrato ou no termo de referência os prazos de entrega, de recebimento provisório, de recebimento definitivo, de liquidação e de pagamento, e anote cada um numa planilha por contrato. Depois, entregue sempre com nota fiscal e saia com um comprovante assinado, com data, nome legível e cargo de quem recebeu. Em seguida, guarde o termo provisório e conte o prazo do definitivo a partir dele.
Se o prazo do definitivo vencer sem notícia, pergunte por escrito, por e-mail ou protocolo, citando o número do contrato e a data do termo provisório. Antes de cada pagamento, mantenha as certidões em dia: o art. 8º da IN SEGES/ME nº 77/2022 manda o órgão federal conferir se a empresa mantém as condições de habilitação, como as do Sicaf. As regras gerais do contrato estão no guia de contrato administrativo.
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Perguntas frequentes
O recebimento provisório já garante o pagamento?
Não. Na compra, o provisório é feito "de forma sumária", com verificação posterior da conformidade, conforme o art. 140, inciso II, da Lei 14.133. O pagamento depende do recebimento definitivo e da liquidação.
Quanto tempo o órgão tem para fazer o recebimento definitivo?
O prazo que estiver no regulamento ou no contrato, segundo o § 3º do art. 140 da Lei 14.133. O art. 92, inciso VII, exige que o contrato traga o prazo de recebimento definitivo quando for o caso.
O órgão pode recusar só parte da entrega?
Pode. O § 1º do art. 140 permite rejeitar o objeto "no todo ou em parte", e o art. 143 da Lei 14.133 manda liberar a parcela sem controvérsia no prazo previsto para pagamento.
Quem paga os testes exigidos por norma técnica?
O contratado, salvo previsão diferente no edital ou em ato normativo, pelo § 4º do art. 140 da Lei 14.133. ## Fontes
Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021; Decreto nº 11.246, de 27 de outubro de 2022; Instrução Normativa SEGES/ME nº 77, de 4 de novembro de 2022; Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964.