Para vender a secretarias, autarquias e fundações do governo de São Paulo, a empresa precisa se inscrever no Caufesp, o Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado, feito no site da Bolsa Eletrônica de Compras (BEC/SP). Segundo as orientações oficiais do Caufesp, o cadastro não tem custo e vale para todos os órgãos estaduais.
A BEC/SP é o sistema em que o governo paulista publica suas ofertas de compra e recebe lances em pregão eletrônico, convite e dispensa de licitação. Em 10 de outubro de 2026, a página inicial da BEC somava R$ 222,8 bilhões negociados desde 2000 e mostrava 9.641 ofertas de compra de materiais em pregão em andamento. Para disputar qualquer uma delas, o primeiro passo é o Caufesp.
O que é o Caufesp e quem precisa dele
O Caufesp foi criado pelo Decreto nº 52.205, de 27 de setembro de 2007. O artigo 2º diz que ele é "um cadastro disponível a todos os interessados em licitar e contratar com órgãos da Administração Direta, Autarquias, Fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público estadual", e também com as empresas controladas pelo estado.
As orientações da BEC explicam que o cadastro se destina a quem quer fornecer bens ou prestar serviços e tem como atividade a indústria, o comércio, a prestação de serviços ou uma combinação delas. Depois de validada, a mesma inscrição vale para qualquer unidade do estado, sem repetir o processo em cada secretaria.
O Caufesp é separado do Sicaf, o cadastro do governo federal usado no Compras.gov.br. Quem já tem Sicaf não entra automaticamente no Caufesp, e o contrário também vale. Prefeituras paulistas costumam ter seus próprios portais e regras, e é o edital de cada compra que diz em qual sistema a disputa acontece.
RC ou RCS: o tipo de registro
No pré-cadastro, a empresa escolhe entre dois tipos de registro. O Registro Cadastral Simplificado (RCS) pede menos documentos e, segundo as orientações oficiais, permite participar das negociações eletrônicas de dispensa de licitação, convite e pregão eletrônico. Se a empresa vencer um pregão, apresenta na hora os documentos extras que o edital pedir. O Registro Cadastral (RC) exige a documentação completa e, com tudo na validade, dispensa o fornecedor de reapresentar em qualquer modalidade parte dos papéis que já estão no cadastro.
Em um caso não há escolha. Quem pretende negociar pela BEC medicamentos, correlatos, saneantes domissanitários e cosméticos de uso médico ou odontológico precisa do RC, por força do Decreto nº 47.168/2002, como avisam as orientações para cadastro. Se esse é o seu ramo, veja o que o setor público compra em medicamentos e em saneantes.
Para a maioria das micro e pequenas empresas que vão estrear em pregão eletrônico, o RCS é o caminho mais curto: menos papel e análise mais rápida.
O passo a passo no site da BEC
O cadastro tem quatro etapas, descritas nas orientações para cadastro e no Manual do Fornecedor do Caufesp. Primeiro vem o cadastro do usuário: no site da BEC, em "Cadastre sua Empresa", a opção "Cadastro de Novo Fornecedor" leva à ficha "Login CAUFESP", onde se clica em "Cadastrar Novo Usuário". Esse usuário é uma pessoa física, a responsável pelo cadastro, que pede a inscrição e depois a mantém atualizada. Guarde a senha exatamente como criou, com as mesmas letras maiúsculas e minúsculas.
Depois vem o pré-cadastro. Com CPF e senha, o responsável entra no sistema, clica em "Novo Cadastro" e informa o CNPJ e a razão social, o tipo de registro (RC ou RCS), a atividade conforme o contrato social e a Unidade Cadastradora, que é o órgão estadual que vai analisar o pedido. Desde 24 de março de 2021, segundo comunicado da BEC, o login também aceita o certificado digital e-CPF, e o acesso por CPF e senha continua valendo.
A terceira etapa é o cadastro do fornecedor propriamente dito: preencher e gravar todas as páginas, como dados cadastrais, endereço, Junta Comercial, órgão fiscalizador, linha de fornecimento e responsáveis, e então clicar em "Enviar para Análise". Na página de dados cadastrais existe o campo Sistema Eletrônico. Marque "sim" se quer disputar as compras eletrônicas da BEC, porque é essa opção que gera a senha de negociação no fim. A quarta etapa é a análise e a validação pela Unidade Cadastradora.
Um cuidado com o tempo: o pedido que ficar em elaboração por 90 dias sem ser enviado para análise é excluído automaticamente, segundo o item 11 das orientações do Caufesp.
A linha de fornecimento decide o que chega até você
Na página Linha de Fornecimento, a empresa escolhe um grupo e, dentro dele, as classes de material ou serviço que vende, sempre compatíveis com o objeto social do contrato. O manual do fornecedor usa como exemplo o grupo 65, de equipamentos e artigos de uso médico, odontológico e hospitalar, e a classe 6531, de medicamentos. Dá para marcar mais de uma classe e incluir outras depois, pela atualização cadastral.
Esse campo pesa mais do que parece. Pelo mesmo manual, a BEC avisa o fornecedor que optou pelas negociações eletrônicas quando surge uma oferta de compra compatível com a sua linha de fornecimento. Classe escolhida com pressa vira aviso que nunca chega.
Um exemplo ilustrativo: uma distribuidora de material de escritório de Ribeirão Preto que marca só a classe de papel pode deixar de ver as ofertas de compra de canetas e pastas, se esses itens estiverem em outra classe. Antes de gravar, confira na consulta de grupos do catálogo da BEC em quais classes caem os itens que você vende.
Documentos e prazo de análise
Depois de enviar o pedido eletrônico, a empresa entrega à Unidade Cadastradora escolhida os documentos do seu tipo de registro, relacionados em duas vias assinadas, que servem de protocolo. A análise só começa quando os papéis chegam. A unidade que consegue consultar documentos pela internet pode dispensar a entrega física, conforme as orientações oficiais, então pergunte antes à sua.
Para o RCS, o regulamento anexo ao Decreto nº 52.205, no artigo 19, com a redação do Decreto nº 55.884/2010, pede a habilitação jurídica (registro na Junta Comercial e contrato social com os administradores em exercício), a regularidade fiscal e, para micro e pequena empresa, a certidão da Junta Comercial que comprova o enquadramento. A regularidade fiscal reúne CNPJ, inscrição estadual ou municipal e certidões da Receita Federal, do estado ou do município, do FGTS e, desde o Decreto nº 57.840/2012, a certidão negativa de débitos trabalhistas.
O RC soma a isso a qualificação técnica e a econômico-financeira, com balanço patrimonial do último exercício e certidão negativa de falência e de recuperação judicial, como lista o artigo 18 do mesmo regulamento. Para entender cada papel, o guia de documentos para licitação e o de ME e EPP em licitação ajudam.
Com a documentação recebida, o prazo de análise é de até 5 dias úteis para o RCS e de até 20 dias úteis para o RC, segundo o item 10 das orientações do Caufesp. Se aparecer alguma pendência, a empresa é avisada por e-mail ou telefone e a análise segue depois da correção.
Depois da validação
Com o cadastro validado, a empresa fica apta a participar das licitações do estado. Quem marcou o sistema eletrônico recebe a senha de acesso às negociações da BEC/SP no e-mail informado na página Endereço.
Dois detalhes evitam surpresa. O cadastro não pede conta bancária, mas o pagamento das vendas em negociações eletrônicas é feito em conta corrente de pessoa jurídica, ativa, no agente financeiro do estado, por determinação do Decreto nº 55.357/2010 citado nas orientações; essa conta é informada ao órgão comprador. E certidão vencida precisa ser trocada pela atualização cadastral, que também é gratuita, segundo o comunicado da BEC.
Com a senha em mãos, o passo seguinte é achar a primeira oferta de compra das suas classes e entender como participar de pregão eletrônico. Fora da BEC, veja também o panorama de licitações em São Paulo.
Antes de preencher a linha de fornecimento, ajuda saber o que o setor público já compra do seu ramo. A consulta grátis pelo CNPJ no LicitaCerta, sem cadastro, mostra o que órgãos públicos compraram no ramo da sua empresa, a partir dos dados do PNCP e do compras.gov.br. Ajuda a escolher as classes e a decidir se começa pelo estado, pela prefeitura ou pelo governo federal.
Perguntas frequentes
Quanto custa o cadastro no Caufesp?
Nada. A BEC informa que a inscrição, a renovação e a atualização no Caufesp são gratuitas, conforme o comunicado oficial e o item 12 das orientações.
Quem já tem Sicaf precisa fazer o Caufesp?
Para disputar na BEC, sim. A senha de negociação da BEC vem do Caufesp, e o Sicaf é o cadastro do governo federal.
Quanto tempo demora para o cadastro ser aprovado?
Até 5 dias úteis no RCS e até 20 dias úteis no RC, contados do recebimento da documentação pela Unidade Cadastradora, segundo as orientações do Caufesp.
Posso entrar no Caufesp com certificado digital?
Sim. Desde março de 2021, o login aceita o e-CPF, e o acesso por CPF e senha continua valendo, segundo o comunicado da BEC.
Fontes
Orientações para cadastro e atualização no Caufesp, comunicado da BEC sobre certificado digital e gratuidade, página inicial da BEC/SP, Manual do Fornecedor do Caufesp, Decreto nº 52.205/2007, Decreto nº 55.884/2010 e Decreto nº 57.840/2012.