Para vender ao governo de Pernambuco, a empresa se inscreve no Cadastro de Fornecedores do Estado (CADFOR), da Secretaria de Administração (SAD-PE). Segundo as instruções oficiais do CADFOR, o cadastramento leva até 3 dias úteis contados do dia seguinte ao recebimento dos documentos, e o certificado vale 1 ano.
O cadastro pesa no bolso. A própria SAD-PE escreve na página do CADFOR que "o cadastro atualizado é condição necessária para a emissão de empenhos e recebimento de pagamentos". Em português de balcão: a empresa pode fechar uma venda com o estado e, sem cadastro em dia, ficar sem a nota de empenho, o documento que reserva o dinheiro da compra, e sem receber.
E há o que disputar. Na leitura de 19/10/2026 do LicitaCerta, Pernambuco era o 10º estado com mais licitações com proposta aberta: 1.166 das 45.237 do país, como mostra a página de números. A conta inclui prefeituras e órgãos federais, além do governo do estado, e a página de licitações em Pernambuco mostra as cidades e os órgãos que mais abriram compras.
O que é o CADFOR e quem precisa dele
O CADFOR é o registro de quem fornece aos órgãos do governo estadual. As instruções para cadastro dizem que a inscrição "é condição necessária para a realização de contratações com o Estado, e para a consequente geração de empenhos". O atendimento fica na SAD, na Avenida Engenheiro Antônio de Góes, 194, no Pina, em Recife, com telefone (81) 3183-7826.
Pessoa jurídica escolhe entre dois caminhos. O cadastro simplificado dá direito ao Certificado de Registro de Cadastro Simplificado (CRCS). O cadastro completo dá direito ao Certificado de Registro de Fornecedores (CRF). Segundo a mesma página, quem tem um dos dois válido e atualizado "terá maior facilidade operacional para participar das licitações do Estado", porque fica dispensado, no todo ou em parte, dos documentos da fase de habilitação.
Quais documentos separar
Para o cadastro simplificado, a SAD-PE pede primeiro o formulário preenchido, com a linha de fornecimento escolhida nas tabelas de classes de materiais e de serviços da própria página. Depois vêm o contrato social e as alterações, o cartão do CNPJ, a inscrição estadual e a municipal (esta pode ser trocada pelo alvará de funcionamento) e o registro no conselho profissional quando a atividade exige, como o CREA em engenharia ou o conselho regional mais o alvará da Vigilância Sanitária na saúde.
Entram também as certidões: a conjunta de tributos federais e dívida ativa da União, a negativa de tributos estaduais, a do FGTS emitida pela Caixa, a negativa de débitos trabalhistas do Tribunal Superior do Trabalho e a negativa de falência ou recuperação judicial do distribuidor da sede. Fecham a lista a declaração de enquadramento como microempresa ou empresa de pequeno porte, da qual o MEI fica dispensado, e a declaração sobre trabalho de menores prevista na Constituição, as duas assinadas pelo sócio.
O cadastro completo pede tudo isso e mais o balanço patrimonial e as demonstrações contábeis do último exercício, assinados pelo contador e pelo diretor, com o livro Diário (termos de abertura e de encerramento) inscrito no Registro Comercial, que é a Junta Comercial. O MEI que pede o CRF fica dispensado do balanço.
Essa lista conversa com a habilitação da Lei 14.133, de 1º de abril de 2021. O art. 62 divide a habilitação em "I - jurídica; II - técnica; III - fiscal, social e trabalhista; IV - econômico-financeira", e os arts. 66 a 69 dizem o que cada parte pode pedir. Um cuidado: o art. 69 fala em balanço "dos 2 (dois) últimos exercícios sociais", e o CADFOR pede o do último. Se o edital pedir dois anos, tenha os dois à mão. O guia de documentos para licitação detalha cada item.
O certificado ajuda porque o art. 70 da mesma lei permite que a documentação de habilitação seja "substituída por registro cadastral emitido por órgão ou entidade pública, desde que previsto no edital e que o registro tenha sido feito em obediência ao disposto nesta Lei". Quem decide se o CRCS ou o CRF entra no lugar dos papéis é o edital de cada compra.
Como enviar e quanto tempo leva
A página de instruções da SAD-PE manda juntar tudo em arquivo único do tipo PDF, na ordem da lista, e enviar para cadfordigital@sad.pe.gov.br. Documentos assinados com certificado digital vão em PDFs separados. A versão das instruções publicada no CEFOSPE também aceita o envio por correspondência para o endereço da SAD. Documento que não dá para conferir em site oficial precisa vir autenticado em cartório, menos as declarações da própria empresa.
Em 30/05/2024, a SAD anunciou o peticionamento eletrônico do CADFOR pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), previsto para começar em 3 de junho de 2024, em que o fornecedor cadastrado como usuário externo envia os documentos um a um. Antes de mandar, confira na página do cadastro qual canal está valendo.
O prazo, nas palavras das instruções, é de "03(três) dias uteis a partir do primeiro dia posterior da data de recebimento dos documentos". Um exemplo ilustrativo: uma papelaria de Caruaru que quer vender cadernos e papel para escolas estaduais manda o PDF numa segunda-feira. A contagem começa na terça e, sem feriado no meio, termina na quinta. O que o governo compra desse ramo aparece na página de papelaria.
Aprovado o cadastro, o certificado sai pelo e-Fisco da Secretaria da Fazenda: a empresa digita o CNPJ, clica em Localizar e depois em Emitir. A mesma tela mostra a validade de cada certidão. O CRCS ou o CRF só é emitido se as certidões estiverem dentro da validade, então certidão vencida segura o pedido.
Validade, renovação e as 48 horas das certidões
Os dois certificados valem 1 ano. Depois disso, a renovação pede de novo toda a documentação do cadastro escolhido. No meio do caminho, certidões vencem: a trabalhista, por exemplo, vale 180 dias. As instruções dizem que o prazo para atualizar certidões durante a vigência do cadastro, enviadas por e-mail ou presencialmente, é de 48 (quarenta e oito) horas. A página da SAD indica o e-mail cadfor@sad.pe.gov.br para atualização de cadastro vigente.
Como o cadastro atualizado é condição para empenho e pagamento, uma certidão vencida pode travar o dinheiro de uma venda já feita. Anote na agenda o vencimento de cada certidão. O guia sobre pagamento do governo explica o caminho do empenho até o dinheiro na conta.
O CADFOR vale para prefeitura?
O CADFOR cobre as compras do governo do estado, que correm no PE-Integrado, o Sistema de Compras, Negociações e Licitações do Estado. Prefeitura pernambucana escolhe o próprio portal e pode ter cadastro próprio, e órgão federal com sede em Pernambuco costuma comprar pelo Compras.gov.br, onde o cadastro é o SICAF.
Por isso, abra o edital da compra que interessa e procure três coisas: em qual portal a disputa acontece, se o edital aceita certificado de registro cadastral no lugar dos documentos e quais certidões ele pede. A Lei 14.133, no art. 87, proíbe exigir "registro cadastral complementar para acesso a edital e anexos", então dá para ler o edital antes de estar cadastrado. O guia de portais de licitação ajuda a reconhecer cada um, e o texto sobre vender para prefeitura mostra o caminho municipal.
Por onde começar esta semana
Primeiro, decida entre CRCS e CRF: se você pretende disputar licitação que pede balanço, o completo já deixa isso registrado. Depois, peça ao contador o balanço e o livro Diário registrados e tire as certidões nos sites oficiais. Em seguida, preencha o formulário, junte tudo em um PDF e mande para a SAD. Por fim, emita o certificado no e-Fisco. Se a sua empresa é microempresa, o guia de ME e EPP em licitação mostra as vantagens que a lei dá ao seu porte.
Enquanto o cadastro anda, veja o que o governo já comprou do seu ramo. A consulta grátis pelo CNPJ, sem cadastro, em licitacerta.com.br, mostra as compras públicas ligadas ao que sua empresa vende. O LicitaCerta lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil e cobre os 27 estados, Pernambuco incluído.
Perguntas frequentes
Quanto tempo o CADFOR leva para cadastrar a empresa?
Até 3 dias úteis, contados a partir do primeiro dia depois do recebimento dos documentos, segundo as instruções da SAD-PE.
Qual a diferença entre CRCS e CRF?
O CRCS vem do cadastro simplificado. O CRF vem do completo, que pede também balanço patrimonial, demonstrações contábeis e livro Diário. Os dois valem 1 ano.
Preciso do CADFOR para vender a uma prefeitura de Pernambuco?
O CADFOR é o cadastro do governo estadual. Cada prefeitura diz no edital qual portal usa e quais documentos pede.
O que acontece se uma certidão vencer durante o ano?
A empresa manda a certidão nova para atualização, que as instruções dizem levar 48 horas. Sem cadastro atualizado, segundo a SAD-PE, não sai empenho nem pagamento.
Fontes
Instruções do CADFOR, SAD-PE; instruções no CEFOSPE; peticionamento eletrônico do CADFOR, 30/05/2024; emissão do CRCS e do CRF no e-Fisco; Lei 14.133, de 1º de abril de 2021; números do LicitaCerta, leitura de 19/10/2026.