Vale a certidão da prefeitura e da Fazenda estadual da cidade onde fica a sede da sua empresa. A Lei 14.133, art. 68, III, exige regularidade perante a Fazenda federal, estadual e/ou municipal "do domicílio ou sede do licitante". A cidade do órgão que está comprando não entra nessa conta.
Um exemplo ilustrativo: uma distribuidora com sede em Campinas entra num pregão da prefeitura de Sorocaba, e o edital pede prova de regularidade com a Fazenda municipal. No site de Sorocaba não existe cadastro da empresa. A certidão certa sai da prefeitura de Campinas, onde a empresa está inscrita.
O que a Lei 14.133 pede
A Lei 14.133, em vigor desde a publicação, em 1º de abril de 2021, divide a habilitação em quatro blocos, e um deles é o fiscal, social e trabalhista (art. 62). Para esse bloco, o art. 68 lista o que o órgão confere. O inciso II fala em "inscrição no cadastro de contribuintes estadual e/ou municipal, se houver, relativo ao domicílio ou sede do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual". O inciso III fala em "regularidade perante a Fazenda federal, estadual e/ou municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei".
Repare no "e/ou" e no "se houver". Em regra, quem vende mercadoria tem inscrição estadual, por causa do ICMS, e quem presta serviço tem inscrição municipal, por causa do ISS. Uma prestadora de serviço pode nem ter inscrição estadual, e o art. 68, II, já conta com isso. Por isso a seção de habilitação do edital é que diz quais certidões entregar.
A mesma lógica vale para a falência: o art. 69, II, pede "certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do licitante".
E se o edital pedir a certidão da cidade que compra?
Tem edital feito de modelo pronto que pede certidão municipal sem dizer de qual município. Quando o texto deixa margem, pergunte por escrito qual Fazenda municipal está sendo pedida e cite o art. 68, III. O art. 164 da Lei 14.133 garante esse caminho: "Qualquer pessoa é parte legítima para impugnar edital de licitação por irregularidade na aplicação desta Lei ou para solicitar esclarecimento sobre os seus termos, devendo protocolar o pedido até 3 (três) dias úteis antes da data de abertura do certame."
Se o edital exigir, de quem tem sede em outra cidade, a certidão da prefeitura compradora, a exigência foge do texto do art. 68, III, que fala só no domicílio ou sede do licitante, e a impugnação é a via prevista na lei. A resposta sai em sítio eletrônico oficial em até 3 dias úteis, limitada ao último dia útil antes da abertura (art. 164, parágrafo único). O guia de impugnação de edital mostra como montar o pedido.
Certidão pela internet e positiva com efeito de negativa também servem
O § 1º do art. 68 diz: "Os documentos referidos nos incisos do caput deste artigo poderão ser substituídos ou supridos, no todo ou em parte, por outros meios hábeis a comprovar a regularidade do licitante, inclusive por meio eletrônico." Isso cobre a certidão emitida no site da prefeitura ou da secretaria estadual da Fazenda, sem ida ao balcão. O art. 70, II, ainda permite trocar a documentação por registro cadastral emitido por órgão público, desde que o edital preveja.
No SICAF, o cadastro das compras do governo federal, a regularidade estadual e municipal fica no nível IV, e as perguntas frequentes do SICAF apontam certidão vencida como motivo de pendência nesse nível. Quem muda a sede de cidade troca também essas certidões no cadastro. Veja o guia do SICAF.
A certidão positiva com efeitos de negativa, que aparece, por exemplo, quando a empresa parcelou um débito, também serve. No Acórdão 117/2024-Plenário, citado no manual de licitações e contratos do TCU, o tribunal julgou irregular inabilitar quem a entregou no lugar da negativa de tributos federais, porque ela prova a regularidade fiscal do licitante.
Quando a certidão é cobrada
Ninguém precisa anexar certidão fiscal para disputar. O art. 63, III, manda que "serão exigidos os documentos relativos à regularidade fiscal, em qualquer caso, somente em momento posterior ao julgamento das propostas, e apenas do licitante mais bem classificado". Num pregão eletrônico, isso quer dizer que só quem ficou em primeiro depois dos lances manda os documentos fiscais.
Só que o prazo para enviar os documentos, fixado no edital, costuma ser curto. Deixe a certidão pronta e válida antes da sessão.
Certidão que venceu no meio do processo
O art. 64 fecha a porta para documento novo depois da entrega da habilitação, com duas exceções em diligência. A segunda delas, no inciso II, é a "atualização de documentos cuja validade tenha expirado após a data de recebimento das propostas".
Na prática, se a certidão estava válida no dia de recebimento das propostas e venceu enquanto o processo andava, o agente de contratação pode abrir diligência para você mandar a versão atualizada. Se ela já estava vencida antes desse dia, o inciso II não cobre o caso. Por isso a data que importa na planilha é a de recebimento das propostas.
ME e EPP com débito: 5 dias úteis para regularizar
O art. 4º da Lei 14.133 manda aplicar às licitações os arts. 42 a 49 da Lei Complementar 123. Um deles, o art. 43, diz que a microempresa e a empresa de pequeno porte "deverão apresentar toda a documentação exigida para efeito de comprovação de regularidade fiscal e trabalhista, mesmo que esta apresente alguma restrição". Ou seja, a ME com débito entrega a certidão do jeito que ela saiu.
O prazo vem no § 1º do art. 43 da LC 123: "Havendo alguma restrição na comprovação da regularidade fiscal e trabalhista, será assegurado o prazo de cinco dias úteis, cujo termo inicial corresponderá ao momento em que o proponente for declarado vencedor do certame, prorrogável por igual período, a critério da administração pública, para regularização da documentação, para pagamento ou parcelamento do débito e para emissão de eventuais certidões negativas ou positivas com efeito de certidão negativa." O relógio começa quando a empresa é declarada vencedora, e os 5 dias úteis a mais dependem de o órgão aceitar a prorrogação.
Quem perde o prazo perde o contrato. O § 2º do art. 43 diz que a falta de regularização "implicará decadência do direito à contratação", e o órgão pode chamar os demais licitantes, na ordem de classificação, ou revogar a licitação. O benefício também tem limite: o art. 4º, § 1º, da Lei 14.133 o afasta em itens cujo valor estimado passa da receita bruta máxima de empresa de pequeno porte. O guia de ME e EPP em licitação traz os outros benefícios.
A rotina: certidão da sede, validade na planilha
Primeiro, confira quais inscrições a sua empresa tem, estadual, municipal ou as duas, conforme o ramo. Depois, tire as certidões no site da prefeitura e da secretaria estadual da Fazenda da cidade da sede, junto com a federal e a trabalhista. Em seguida, anote numa planilha de controle o nome de cada certidão, quem emitiu, a data de validade impressa no documento e o endereço de emissão, porque o prazo de validade muda de um órgão para outro. Por último, marque a renovação alguns dias antes do vencimento e abra a planilha sempre que entrar numa disputa nova.
Quem disputa várias prefeituras ao mesmo tempo ganha com isso: o mesmo jogo de certidões da sede atende a todas. Se você usa o SICAF, suba lá as certidões renovadas. A lista do que costuma ser pedido está no guia de documentos para licitação.
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Perguntas frequentes
Preciso de certidão da prefeitura que está comprando?
Se a sua sede fica em outra cidade, a lei não pede. O art. 68, III, da Lei 14.133 fala em regularidade perante a Fazenda "do domicílio ou sede do licitante". Se o edital estiver confuso, peça esclarecimento até 3 dias úteis antes da abertura.
A certidão positiva com efeitos de negativa serve?
Serve. O TCU, no Acórdão 117/2024-Plenário, citado no manual de licitações e contratos do tribunal, considerou irregular inabilitar quem a apresentou, porque ela prova a regularidade fiscal.
Minha certidão venceu durante a licitação. Estou fora?
Se ela estava válida na data de recebimento das propostas, o órgão pode aceitar a versão atualizada em diligência, como prevê o art. 64, II, da Lei 14.133.
Sou ME e tenho débito com a prefeitura da minha sede. Posso disputar?
Pode. Você entrega a certidão mesmo com restrição e, se for declarada vencedora, tem 5 dias úteis, prorrogáveis por igual período a critério do órgão, para regularizar, conforme o art. 43 da LC 123.
Fontes
Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, arts. 4º, 62, 63, 64, 68, 69, 70 e 164, e Lei Complementar 123, de 2006, art. 43, no Planalto; manual de licitações e contratos do TCU, item 5.5.3, com o Acórdão 117/2024-Plenário; perguntas frequentes do SICAF, no portal de compras do governo federal.