Quando a prefeitura pede orçamento por e-mail ou ofício, ela está fazendo a pesquisa de preços prevista no art. 23 da Lei 14.133: consulta direta a no mínimo 3 fornecedores, com orçamentos de até 6 meses antes do edital. Seu orçamento entra no cálculo do preço de referência. A compra vem depois, por dispensa ou licitação.
Abaixo está o que mandar, como a prefeitura usa o seu preço e o que fazer para disputar a compra quando ela sair.
Por que a prefeitura pede orçamento
Antes de comprar, o órgão público precisa saber quanto aquilo custa no mercado. O art. 23 da Lei 14.133 diz que o valor estimado da contratação "deverá ser compatível com os valores praticados pelo mercado" e lista as fontes para chegar a ele. Uma delas é a que chega na sua caixa de entrada: a "pesquisa direta com no mínimo 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital".
As outras fontes do mesmo artigo são o painel de preços do PNCP, contratações parecidas do último ano, tabelas e sites especializados e a base nacional de notas fiscais eletrônicas. O seu orçamento é uma peça da conta, e por isso o mesmo pedido costuma chegar a três ou mais empresas ao mesmo tempo.
A Lei 14.133 é de 1º de abril de 2021 e vale desde a publicação. A Lei 8.666, que regia as compras antes, foi revogada em 30 de dezembro de 2023 (art. 193). O guia sobre a Lei 14.133 resume o resto.
A regra federal vale para a sua prefeitura?
O passo a passo da pesquisa está na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, escrita para a administração federal. O art. 187 da Lei 14.133 diz que "Os Estados, o Distrito Federal e os Municípios poderão aplicar os regulamentos editados pela União", e muitas prefeituras fazem isso por decreto. Quando o município gasta dinheiro de transferência voluntária da União, como um convênio, o art. 1º, § 2º, da IN manda seguir os procedimentos dela.
Se o pedido que você recebeu traz uma lista própria do que o orçamento deve conter, siga a lista do pedido. Se não traz, use a lista federal como padrão.
O que o orçamento precisa trazer
O art. 5º, § 2º, da IN 65 diz que o órgão deve obter dos fornecedores "propostas formais" com um conteúdo mínimo. Primeiro, a descrição do objeto, o valor unitário e o valor total. Depois, o CPF ou o CNPJ de quem cota. Em seguida, endereço físico, endereço eletrônico e telefone. Por fim, a data de emissão e o nome completo e a identificação do responsável.
Cada item tem motivo. A descrição mostra que você cotou o produto pedido. O valor unitário permite comparar seu preço com o das outras empresas item a item. O CNPJ e o contato mostram que a cotação veio de uma empresa que o servidor consegue localizar, e a data mostra se o orçamento ainda está dentro dos 6 meses.
O mesmo art. 5º manda observar um "prazo de resposta conferido ao fornecedor compatível com a complexidade do objeto a ser licitado" e informar as condições da compra listadas no art. 4º da IN: prazos e locais de entrega, quantidade, formas e prazos de pagamento, frete, garantia e marca ou modelo, quando for o caso. Se o pedido trouxer essas condições, cote em cima delas. Se não trouxer, escreva o que você considerou, como prazo de entrega, se o frete está incluso e por quanto tempo o preço vale.
Mande em PDF ou papel timbrado, assinado, pelo mesmo canal em que o pedido chegou. Se vier um modelo de planilha, preencha o modelo.
Como a prefeitura usa o seu preço
Com os orçamentos em mãos, o órgão calcula o preço estimado. O art. 6º da IN 65 diz que serão usados "a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços", "desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados".
Daí saem duas consequências. Inflar o preço para ter margem costuma dar errado, porque um valor muito acima dos outros pode ser descartado. Jogar o preço lá embaixo também é arriscado: se entrar na conta, puxa para baixo o teto da disputa, já que o art. 59 da Lei 14.133 desclassifica propostas que "permanecerem acima do orçamento estimado para a contratação". O caminho seguro é o preço que você consegue cumprir. O guia de proposta de preço ajuda nessa conta.
Mandar orçamento não fecha a venda
O orçamento serve para a prefeitura saber quanto pagar. A compra acontece depois, por licitação ou por contratação direta, como a dispensa.
Na licitação, o art. 54 da Lei 14.133 manda publicar o edital inteiro no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP). Qualquer empresa que atenda às condições pode disputar, inclusive as que nunca cotaram, e a lei não dá preferência a quem mandou orçamento. Para participar, é preciso estar cadastrado no sistema que a prefeitura usa e enviar a proposta no prazo. O guia como participar de licitação mostra o passo a passo.
Na dispensa por valor, o art. 75, § 3º diz que essas contratações serão "preferencialmente precedidas de divulgação de aviso em sítio eletrônico oficial, pelo prazo mínimo de 3 (três) dias úteis", buscando propostas adicionais de outros interessados. E o art. 72 exige, antes de contratar, habilitação do fornecedor, justificativa de preço e autorização da autoridade. O guia de dispensa eletrônica detalha esse rito.
Há um caso em que cotação e escolha andam juntas. Na dispensa por valor, o art. 7º, § 4º, da IN 65 permite fazer a estimativa "concomitantemente à seleção da proposta economicamente mais vantajosa". Por isso, leia o pedido. Se fala em pesquisa de preços ou estimativa, é levantamento. Se fala em aviso de dispensa, prazo para propostas e critério de escolha, é disputa, e a contratação ainda depende de habilitação e autorização.
Em qualquer caminho, a venda se concretiza com a nota de empenho ou o contrato, emitidos depois do resultado.
O que fazer depois de responder
Primeiro, guarde o pedido e a cópia do que você mandou, com a data e o número do processo, se houver. Depois, acompanhe as publicações na busca de editais do PNCP, pelo nome do município ou do órgão, e no portal e no diário oficial da prefeitura. Por fim, faça o cadastro no portal de compras que a prefeitura usa antes de o aviso sair, porque na dispensa o prazo pode ser de 3 dias úteis (art. 75, § 3º). O guia de portais de licitação lista os principais, e o de SICAF explica o cadastro federal.
Um exemplo ilustrativo: uma papelaria recebe da secretaria de educação um pedido de cotação de papel, canetas e cadernos. O dono responde no mesmo e-mail com descrição igual à do pedido, preço unitário e total, CNPJ, endereço, telefone, data e o próprio nome, e informa que o preço inclui entrega e vale por 60 dias. Dois meses depois, o aviso de dispensa aparece no PNCP. Como ele já tinha cadastro no portal, envia proposta dentro do prazo. Se vai vencer, depende do preço dos outros. Para quem é do ramo, a página de papelaria mostra as compras públicas do setor.
Se a prefeitura pediu orçamento, ela pretende comprar algo do seu ramo. Para ver o que o governo já comprou do que você vende, faça a consulta grátis pelo CNPJ, sem cadastro. O LicitaCerta lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil e avisa no WhatsApp só as licitações que combinam com o que a empresa vende, item por item.
Perguntas frequentes
Sou obrigado a responder o pedido de orçamento?
O art. 23 da lei e a IN 65 não preveem punição para quem não responde. O art. 5º, § 2º, da IN 65 só manda registrar no processo a "relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas". Responder coloca o seu preço na conta.
Quem manda o orçamento tem preferência na compra?
Não. Na licitação, o edital fica aberto a todos no PNCP (art. 54 da Lei 14.133). Na dispensa por valor, o aviso busca propostas adicionais de eventuais interessados (art. 75, § 3º).
Por quanto tempo o orçamento vale para a prefeitura?
Na pesquisa direta, o art. 23, § 1º, IV, da Lei 14.133 aceita orçamentos obtidos até 6 meses antes da divulgação do edital. A IN 65 admite, como exceção justificada, orçamento fora desse prazo, corrigido por índice. A validade comercial da proposta é você quem define, por escrito.
MEI pode mandar orçamento para prefeitura?
Pode. A IN 65 pede o CPF ou o CNPJ de quem cota, e o MEI tem CNPJ. Para disputar a compra depois, veja o guia MEI em licitação.
Fontes
Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021 e busca de editais do Portal Nacional de Contratações Públicas.