Ganhar a ata não garante pedido. O art. 83 da Lei 14.133/2021 diz que o preço registrado implica "compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigará a Administração a contratar". Cada compra chega por nota de empenho ou ordem de fornecimento, e a ata vale 1 ano, prorrogável por mais 1 (art. 84).
Este texto é para quem venceu um pregão de registro de preços e está esperando o pedido. O básico sobre a ata está no guia de ata de registro de preços.
O que a ata obriga, e a quem
O texto inteiro do art. 83 da Lei 14.133 é este: "A existência de preços registrados implicará compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigará a Administração a contratar, facultada a realização de licitação específica para a aquisição pretendida, desde que devidamente motivada." Ou seja, o órgão pode comprar tudo, parte ou nada do que registrou, e pode até abrir outra licitação para o mesmo item, se justificar.
Na esfera federal, o Decreto 11.462/2023 repete a regra no art. 21 e diz, no art. 23, que "Fica vedado efetuar acréscimos nos quantitativos estabelecidos na ata de registro de preços". A quantidade da ata funciona como teto, sem garantia de que o órgão chegue perto dela. Estados e municípios costumam ter decreto próprio, então a regra exata de cada ata está no edital.
O art. 17 do mesmo Decreto 11.462/2023 diz que "A indicação da disponibilidade de créditos orçamentários somente será exigida para a formalização do contrato ou de outro instrumento hábil". O órgão registra o preço sem ter o dinheiro separado, e o dinheiro só precisa existir no dia do pedido.
Nota de empenho, ordem de fornecimento ou autorização de compra
Cada compra feita a partir da ata vira um documento próprio. O art. 34 do Decreto 11.462/2023 diz que a contratação com os fornecedores registrados "será formalizada pelo órgão ou pela entidade interessada por meio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa, autorização de compra ou outro instrumento hábil", remetendo ao art. 95 da Lei 14.133.
Os nomes variam de órgão para órgão. A nota de empenho reserva o dinheiro do orçamento para aquela compra, como explica o guia de nota de empenho. A ordem de fornecimento é o pedido que diz o que entregar, quanto, onde e em que prazo. Às vezes os dois chegam juntos, às vezes a nota de empenho faz as duas funções. A obrigação de entregar uma quantidade concreta nasce com esse documento.
Há também um limite de data. O parágrafo único do art. 34 do Decreto 11.462/2023 manda que esses documentos sejam "assinados no prazo de validade da ata de registro de preços". Passou a vigência, acabou a chance de pedido novo, mesmo que sobre saldo.
De onde conta o prazo de entrega
A lei não fixa prazo de entrega para compras de ata. Quem fixa é o edital, o termo de referência ou a própria ata, e quase sempre o relógio começa no recebimento da nota de empenho ou da ordem de fornecimento.
A Ata de Registro de Preços nº 98/2025 da Justiça Federal de 1º Grau no Rio de Janeiro, do Pregão 90016/2025, registrou preços para "eventual fornecimento" de coldres. O item 4.1 diz que as aquisições "serão efetuadas de acordo com as necessidades e conveniências da Justiça Federal, mediante a emissão da Nota de Empenho". O item 4.2 manda acusar o recebimento da nota, enviada por e-mail, até o 1º dia útil seguinte. O item 4.3 dá 45 dias para entregar, "contados a partir do 1º (primeiro) dia útil após o recebimento da Nota de Empenho".
A palavra eventual avisa que a compra pode não vir, e a data de chegada do e-mail marca o início do prazo. O mesmo item 4.3 permite prorrogar a entrega "mediante justificativa fundamentada", o que pede um pedido por escrito antes de o prazo vencer.
Atraso sem motivo tem custo. O art. 155, inciso VII, da Lei 14.133 trata como infração "ensejar o retardamento da execução ou da entrega do objeto da licitação sem motivo justificado", e o art. 162 prevê multa de mora "na forma prevista em edital ou em contrato". O guia de sanções em licitação mostra as penas.
Recusar o pedido também pesa. O art. 28, inciso II, do Decreto 11.462/2023 manda cancelar o registro do fornecedor que "não retirar a nota de empenho, ou instrumento equivalente, no prazo estabelecido pela Administração sem justificativa razoável". O compromisso é desigual: o órgão pode não pedir, mas, se pedir dentro da vigência e da quantidade registrada, a sua empresa entrega.
Compre o estoque depois da ordem
Comprar de uma vez toda a quantidade registrada transforma uma ata ganha em mercadoria parada. O caminho seguro é acertar tudo com o seu fornecedor antes e só comprar quando a nota de empenho chegar.
Um exemplo ilustrativo: uma papelaria registra 2.000 resmas de papel A4 numa ata de prefeitura, com 15 dias para entregar cada pedido. No segundo mês chega uma ordem de 300 resmas; no sétimo, outra de 400. A ata termina com 1.300 resmas de saldo. Quem comprou as 2.000 no primeiro dia ficou com 1.300 no depósito e o capital preso nelas.
Para isso funcionar, confira o prazo de reposição do seu distribuidor antes de dar o lance. Se ele entrega em 7 dias e a ata dá 15, há folga. Se ele leva 30, decida antes se vai manter um estoque mínimo, sabendo que esse risco é seu. Combine também por quanto tempo ele segura o preço, porque a ata pode durar até dois anos.
Se o custo subir no meio da vigência, o art. 27 do Decreto 11.462/2023 permite pedir a alteração do preço registrado "mediante comprovação de fato superveniente". Se o pedido for negado, o fornecedor tem de cumprir a ata, sob pena de cancelamento do registro. Veja reajuste e reequilíbrio.
Vigência: 1 ano, prorrogável por mais 1
O art. 84 da Lei 14.133 diz: "O prazo de vigência da ata de registro de preços será de 1 (um) ano e poderá ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso." Na esfera federal, o art. 22 do Decreto 11.462/2023 conta esse ano "do primeiro dia útil subsequente à data de divulgação no PNCP".
Durante a vigência, outros órgãos podem aderir à ata, a chamada carona, se o órgão gerenciador e o fornecedor aceitarem. O art. 86 da Lei 14.133 limita as compras de cada órgão que adere a 50% dos quantitativos registrados. É pedido extra possível, nunca prometido; veja carona em ata.
Como acompanhar os pedidos da ata
Para cada ata, anote o número, o órgão gerenciador, a data de divulgação no PNCP, o fim da vigência e a quantidade registrada de cada item. Para cada pedido, registre o número da nota de empenho, o dia e a hora em que chegou, o prazo final, a data da entrega, a nota fiscal e o pagamento. Uma planilha simples dá conta.
Deixe como contato oficial na ata e no Sicaf um e-mail que alguém lê todo dia. Na ata da Justiça Federal do Rio, a nota chega por e-mail e precisa de confirmação no dia útil seguinte.
Mantenha a habilitação em dia durante toda a vigência. A mesma ata da Justiça Federal exige, no item 12.2, que o fornecedor mantenha "todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação". Certidão vencida no dia do pedido atrasa o empenho e o pagamento.
Perto do fim do primeiro ano, pergunte ao gestor da ata se haverá prorrogação, e trate o saldo não pedido como venda que pode não acontecer. O art. 174 da Lei 14.133 inclui as "atas de registro de preços" entre o que o PNCP divulga, o que ajuda a conferir datas e quantidades.
Novas disputas enquanto a ordem não vem
Enquanto as ordens não vêm, convém ter novas disputas entrando. O LicitaCerta lê o PNCP e os dados abertos do compras.gov.br todo dia útil e avisa no WhatsApp só as licitações que combinam com o que a sua empresa vende, item por item, nos 27 estados, com aviso também por e-mail e um painel na web. Ele não envia proposta nem dá lance. Monte o seu radar.
Perguntas frequentes
O órgão é obrigado a comprar toda a quantidade registrada na ata?
Não. O art. 83 da Lei 14.133 diz que o preço registrado "não obrigará a Administração a contratar". A quantidade da ata é teto, sem mínimo garantido.
A partir de quando conta o prazo de entrega?
Em geral, do recebimento da nota de empenho ou da ordem de fornecimento, conforme o edital. Na Ata 98/2025 da Justiça Federal no Rio de Janeiro, são 45 dias a partir do 1º dia útil após o recebimento da nota.
Posso recusar uma ordem de fornecimento?
Sem justificativa razoável, não. O art. 28, inciso II, do Decreto 11.462/2023 prevê o cancelamento do registro de quem não retira a nota de empenho no prazo.
Quanto tempo a ata de registro de preços vale?
Um ano, prorrogável por igual período se o preço continuar vantajoso, conforme o art. 84 da Lei 14.133.
Fontes
Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021; Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023; Ata de Registro de Preços nº 98/2025 da Justiça Federal de 1º Grau no Rio de Janeiro.